Nordprogrammet

När är nästa ansökningsomgång?
Sjätte ansökningsomgången i Nordprogrammet är öppet mellan 1 juni 2017 till 4 september 2017.

Vilka är insatsområdena?
1. Forskning och utveckling, 2. Entreprenörskap, 3. Kultur och miljö, 4. Gemensam arbetsmarknad

Vem kan ansöka om stöd?
Den som ansöker om stöd ska vara en juridisk person – privat eller offentlig. Exempel på offentlig juridisk person kan vara universitet och högskolor, regionförbund, kommuner, landsting eller statliga myndigheter. Exempel på privat juridisk person kan vara aktiebolag, handelsbolag samt ideella och ekonomiska föreningar.

Vem kan medfinansiera ett projekt?
Ett exempel på godkänd medfinansiering är en extern finansiär som betalar in kontanta medel till projektet. Ett annat exempel på medfinansiering i ett projekt är att en part i projektet står för en del av sina egna kostnader som denne har i projektet. De egna kostnaderna kan exempelvis motsvara en del av lönekostnaden eller en resekostnad som projektparten har inom projektet. Summan på dessa kostnader kan då ses som kontanta medel och ska tas upp som en medfinansiering.

Om medfinansieringen ska räknas som en offentlig eller en privat medfinansiering har att göra med om finansiären (den externa finansiären eller parten i projektet) är en offentlig eller en privat organisation. Om finansiären är en offentlig organisation räknas medfinansieringen som en offentlig medfinansiering men om finansiären istället är en privat organisation räknas det som en privat medfinansiering.

Observera att ni måste ansöka om medfinansiering hos tilltänkt extern medfinansiär och att detta måste göras i god tid.

När kan man starta projektet?
Från den dagen ni skickat in ansökan, dock är det på egen risk. För övrigt det datum som framgår i beslut.

Hur är programbudgeten fördelad?
Av ca 39 MEuro EU-finansiering fördelas budgeten till följande insatsområden . 31% Entreprenörskap, 27% Forskning och innovation, 27% Kultur och miljö, 8% Gemensam arbetsmarknad.

Är det möjligt att ansöka om förstudie?
Ja, det är möjligt att ansöka om förstudie inom alla insatsområden. Villkor för en förstudie:

–Max 10 000 € i EU-stöd och 10 000 € i IR-medel kan erhållas.

– Förstudien kan pågå högst 12 månader

– Förstudien måste ha parters från minst 2 länder

Ansökan görs löpande i Min Ansökan och/eller i RF 1350. Beslut fattas löpande av förvaltande myndighet och norsk förvaltande organisation

När kan ett projektbeslut väntas?
Styrkommittéerna prioriterar projekten ca 12 veckor efter att ansökningstillfället stängt. Projektbesluten gällande EU-medel skickas därefter till stödmottagare så snart som möjligt.

När behöver medfinansieringen vara klar?
Ni måste kunna styrka medfinansieringen med ett intyg eller liknande bekräftelse senast två veckor före projektet ska tas upp i respektive styrkommitté. I samband med att ni ansöker om EU-stöd från Nordprogrammet ska ni bifoga en kopia på ansökt medfinansiering.

Vad menas med 20% område?
Enligt artikel 20 i ETC-förordningen nr 1299/2013 kan maximalt 20% av den totala budgeten för programmet användas för att genomföra hela eller delar av insatser utanför det geografiska programområdet. En förutsättning är att insatsen gynnar programgeografin/programområdet.

Min Ansökan

När och vart ska vi skicka in missivet med underskrift?
Senast två veckor efter att ansökan har skickats in ska det undertecknade missivet skickas in som skannad kopia via e-post till Förvaltande myndighet, interregnord.norrbotten@lansstyrelsen.se. Detta gäller både vid ansökan om stöd och vid ansökan om utbetalning.

Kan vi skicka in kompletterande uppgifter via Min ansökan efter att vi skickat in ansökan?
Ni kan maila in kompletteringar till oss så att vi kan lägga in dem via vårt handläggarsystem. I dagsläget finns ingen funktion färdigbyggd för att kunna komplettera uppgifter i en inskickad ansökan direkt i Min Ansökan.

Vi har väldigt många ”work-packages” och långa beskrivningar – texterna ryms inte i fälten för aktivitetsbeskrivning. Kan vi skicka in bilagor med beskrivningarna?
Sammanfatta beskrivningarna så att de får plats (det finns plats för 4000 tecken). Om ni ändå tycker att det behövs mer text så kan ni bifoga filer med fördjupade beskrivningar.

Vems aktiviteter ska beskrivas i tids- och aktivitetsplanen i ansökan om stöd?
Både EU-partners och Norska partners aktiviteter ska beskrivas så att handläggaren som läser er ansökan får en helhetsbild av projektets genomförande.

Hur omfattande ska en ansökan till en förstudie vara och vilka bilagor måste bifogas ansökan?
En ansökan till en förstudie ska innehålla samma uppgifter som en ansökan till ett ”huvudprojekt”. Det finns ingen förenklad variant av ansökan utan uppgifterna fylls i på samma sätt i Min ansökan oavsett projektform. Det kan dock finnas fall där det inte är aktuellt att rapportera samma mängd uppgifter i en enskild fråga till en förstudieansökan som till ett huvudprojekt. Vad gäller bilagor ska samma obligatoriska dokument bifogas oavsett om ansökan avser en förstudie eller ett huvudprojekt.  

Kan jag överlåta mitt användarkonto i Min Ansökan?
Ja, man kan överlåta användarkontot till en annan användare om det är nödvändigt – det finns en ”lathund” för användarkonton på Min ansökans sida för vanliga frågor.

Kan flera personer vara inloggade samtidigt i Min Ansökan?
Om det gäller Ansökan om stöd (alltså ansökan om ett nytt projekt) så är det bara ett användarkonto som kan logga in i den ansökan. Om sökande vill att medsökande också ska skriva direkt i Min Ansökan så måste den dela med sig av användarkontonamnet och lösenordet.

Om det gäller Ansökan om utbetalning på ett beviljat projekt så kan olika användarkonton logga in.

OBS! Om flera är inloggade samtidigt och inte vet att någon annan är inne i samma ansökan så kan det bli problem när någon trycker på ”spara”. Den som trycker senast ”skriver över” det som den andra har skrivit in.

Hur stora kan bilagorna som man skickar in via Min Ansökan vara?
Bilagornas totala storlek i Min ansökan får inte överskrida 50 Mb, (enskilda dokument max 20 Mb). Det kan betyda att ni som sökande måste skicka in vissa bilagor med e-post till någon av beredningshandläggarna på det gemensamma sekretariatet.

Måste vi skicka in momsintyg för alla partners?
Momsintyg krävs för alla partners som inte får dra av moms i momsdeklarationer för projektet. Alltså – om moms blir en slutlig kostnad och ska belasta projektet så krävs ett intyg från Skatteverket för den partnern. För norska partners gäller att dessa intyg ska sändas in tillsammans med den norska ansökan.

Behöver norska stödmottagare skicka in en egen ansökan?
De norska sökande ska skicka in en egen ansökan till norska IR-midler via www.regionalforvaltning.no men i EU-ansökan (Min ansökan) ska ni beskriva den norska partners roll i projektets genomförande och bifoga den norska ansökan.

På vilket språk ska ansökan och EU-medel lämnas in?
Ansökan lämnas in på finska eller svenska när det gäller EU-medel.

Är det möjligt att använda ett engelskt projektnamn?
Ja, oavsett vilket språk projektnamnet är på tänk på att det ska vara ett kort namn.

Till vilken kurs ska ansökan lämnas in?
Budgeten ska vara i euro för alla parter. Svenska stödmottagare kan använda den månadskurs som gäller den månad som ansökan lämnas in. För norska sökande har programmet fastlagt en fast kurs till 8,20.

Kan en norsk part vara sökande av EU-stöd?
Nej, norska parter kan inte vara stödmottagare avseende EU-stödet. Däremot kan de vara samordnande projektledare och ha hand om projektets genomförande, men det måste fortfarande finnas en samordnande stödmottagare i Sverige eller Finland som kan motta EU-stödet.

Hur mycket går det att skriva i varje textfält i Min ansökan?
Antal tecken är 4 000 stycken.

Vad ska framgå av tid och aktivitetsplanen?
Under denna flik lägger ni in uppgifter kring projektets aktiviteter. Ange start- och slutdatum, kostnad samt en beskrivning av aktiviteten. Under varje huvudaktivitet är det möjligt att lägga till delaktiviteter. De aktiviteter som ni genomför i projektet ska leda till att projektet når sina mål. Det är därför viktigt att ni som sökande beskriver aktiviteterna på ett så tydligt och omfattande sätt som möjligt. Ni ska t.ex. ange vem som är ansvarig för respektive aktivitet och hur de olika parterna samverkar med varandra utifrån de aktiviteter som ni har angett. Tänk på att aktiviteterna kan ha olika tidsperspektiv. Någon aktivitet kanske ska genomföras under ett par månader medan andra aktiviteter ska pågå under ett eller två år.

Aktiviteterna ”projektledning” och ”kommunikation” är obligatoriska.  Aktiviteten projektledning kan bestå av information kring projektets struktur och organisation, styrning, ansvarsfördelning och roller. Under aktiviteten projektledning bör ni också lägga upp en delaktivitet som heter ”slutrapportering”. Det innebär att ni i tidsplaneringen måste tänka på att avsätta tid till detta. Med aktiviteten kommunikation menas att ni ska ange hur ni inom projektet har tänkt kommunicera med omvärlden och vilka verktyg, metoder och kanaler ni ska använda er av.

Vad är arbetsställenummer?
CFAR-nummer är ett arbetsställes åttasiffriga identitet som tilldelas av Statistiska Centralbyråns företagsregister (mer information finns på scb.se). CFAR-nummer ska bara anges av svenska sökanden. Det finns ett fåtal svenska organisationer som inte har tilldelats ett CFAR-nummer. För att komma vidare med ansökan anges det fiktiva arbetsställenumret 1818-1818.

När räknas Min ansökan som inskickad?
När den elektroniskt har skickats in via Min ansökan.

Hur signerar jag en ansökan om jag använder ett användarkonto?
Då du skickat ansökan kommer statusen ändras till Skickad och du ska då öppna länken Signera manuellt. Länken är ett dokument som ska skrivas ut, signeras av behörig(a) och sedan skickas till mottagande organisation.

Kan vi ändra insatsområde i en påbörjad ansökan? Ja.

Går det att ansöka från flera insatsområden i samma ansökan?
Nej, då det är olika mål för varje insatsområde går det inte att ansöka från flera insatsområden i samma ansökan.

Går det att skriva ut en tom ansökan?
Ja, kom ihåg att ange investeringsprioritet i Min ansökan för att få med alla sidor. På programmets hemsida finns exempel på Min ansökan och Søknadsmal.

Hur får jag ut missivet efter att ansökan är inskickad.
Om du är inloggad med ett användarkonto kommer ansökan att skickas osignerad. Du ska då ifrån vyn Mina ansökningar välja Signera manuellt som finns till höger i den skickade ansökningen. Det går att skriva ut ett missiv för signering (manuell) av ansökan. Denna möjlighet finns inte om  du använt e-legitimation.

 

I Min ansökan finns även en rubrik med Vanliga frågor där ni även hittar en del svar.

Beslut

Hur sker beslutsprocessen?
Efter att ansökan om EU-finansiering och eventuell norsk Interreg-finansiering lämnats in bereds den vid respektive sekretariat. Därefter gör de två styrkommittéerna för Nordprogrammet en prioritering av projekt vid deras respektive styrkommittémöten. De två styrkommittéerna är uppdelade per programområde, det finns en för delområde Nord och en för delområde Sápmi.

Styrkommittéerna bedömer om projektet överensstämmer med programmets ändamål och prioriterar de projekt som ska beviljas EU-stöd respektive norska IR-midler. Styrkommittéerna har minst två möten om året.

Efter att styrkommittéerna har rekommenderat finansiering till ett projekt fattar Förvaltande myndighet (Länsstyrelsen i Norrbottens län) det juridiskt bindande finansieringsbeslutet om EU-medlen. Troms fylkeskommune fattar beslut om norska IR-Midler.

Behöver stödmottagare lämna kopia av beslut om stöd till nationell kontrollant och medfinansiär?
Finska stödmottagare ska alltid lämna en kopia av beslut om stöd och eventuella ändringsbeslut till berörd nationell kontrollant. Svenska stödmottagare behöver inte lämna någon kopia till nationell kontrollant då förvaltande myndighet och nationell kontroll finns vid Länsstyrelsen i Norrbottens län.

Samtliga stödmottagare ska delge medfinansiärer information om beslutet och eventuella förändringar.

Ekonomi/Budget

Kan kostnader för styrgruppens resor och logi ingå i projektets kostnader?
Ja. Tänk på om det är en styrgruppsmedlem från annan är projektparten ska denna kostnad redovisas under kostnader för extern sakkunskap och externa tjänster. I annat fall redovisas kostnaden under kostnader för resor och logi

Hur ska budgeten specificeras i Min ansökan?
I Min ansökan finns det en flik för EU-budget. Under denna flik ska projektets EU-budget läggas in. Programmet använder sig av partnerbudgetar och därför ska varje part ha sin egen budget. Utifrån de organisationer ni lagt upp i flikarna sökande respektive medsökande skapas kolumner för respektive stödmottagares budget.

Norsk budget läggs in på samma sätt som EU-budgeten. Det finns dock ett par skillnader att ta hänsyn till. För Forskning och innovationsprojekt ska schablonsatsen för indirekta kostnader följa Forskningsrådets gällande satser. För utvecklingsprojekt gäller 650 NOK per timme inklusive overhead. När det gäller finansiering så kan IR-midler uppgå till max 50 % av den totala finansieringen.

Se anvisningar för EU-budget för mer information eller kontakta norskt sekretariat vid frågor.

Kan parterna ha en gemensam projektledare?
Ja, men det är inte möjligt att dela på denna kostnad. Tänk på att de andra parterna istället kan stå för andra projektkostnader.

Är det möjligt att fakturera mellan projektparterna?

Nej, inga kostnader får faktureras mellan projektparterna. Tänk på att de olika parterna istället kan stå för olika projektaktiviteter.

Är det möjligt att ha aktiviteter utanför programområdets unionsdel?
Ja, men särskilda regler gäller för kostnader utanför programområdet. Om det i samband med projektets aktiviteter uppstår kostnader utanför programområdet ska det alltid kommuniceras med beredningshandläggare.  Om ni i projektet planerar exempelvis resor utanför programområdet ska dessa godkännas av handläggaren i förväg.

Är momsen i projektet en stödberättigande kostnad?
Momsen är en godkänd (stödberättigande) kostnad i projektet endast under förutsättning att den sökande kan påvisa att momsen blir en slutlig kostnad i projektet. I det fallet måste stödmottagaren kunna lämna ett utlåtande från skattemyndigheten där det framgår att momsen blir en slutlig kostnad i det nämnda projektet. I ett första skede kan ett intyg från exempelvis organisationens ekonomichef lämnas in, men senast vid den första redovisningen till nationell kontrollant ska ett utlåtande från skattemyndigheten lämnas in.

Hur ska personalkostnader redovisas?
För varje projektanställd person ska det finnas ett anställningsavtal eller en arbetsbeskrivning. I underlaget ska det framgå vilka arbetsuppgifter den anställde har i projektet samt i vilken omfattning personen ska arbeta, d.v.s. heltid, deltid med en fast procentsats, deltid med varierande antal timmar eller timanställning.   Lönespecifikationen bifogas som grund för kostnaden.

Det finns flera olika alternativ att redovisa personalkostnaderna på. Läs mer under Kostnadsslag

Hur ska kontorsutgifter och administrativa utgifter redovisas?
Det finns två former av redovisning när det gäller kontorsutgifter och administrativa utgifter. Kostnaderna kan redovisas som direkta kostnader eller som indirekta kostnader. Indirekta kostnader uppkommer då projektet använder till exempel telefon, lokaler och datorer som stödmottagaren annars bekostar i sin ordinarie verksamhet. Om ert projekt ger upphov till indirekta kostnader ska dessa redovisas enligt en fastställd schablonsats på max 15 % av de direkta personalkostnaderna. Om schablonsatsen används finns inga krav på att ni måste redovisa de faktiska underlagen (t.ex. fakturor eller andra bokföringsunderlag) för de kostnader som uppstått inom detta kostnadsslag.

Om ert projekt inte ger upphov till indirekta kostnader ska eventuella kostnader under detta kostnadsslag redovisas som direkta kostnader. Dessa ska då kunna verifieras med bokförings- och fakturaunderlag.

Observera att alla parter inom ett projekt (även de norska) måste redovisa denna typ av kostnader på samma sätt! En part kan med andra ord inte redovisa dessa kostnader som direkta medan en annan part väljer att använda schablone

Hur beräknas indirekta kostnader?
För att förenkla den ekonomiska redovisningen för projekten tillåter programmet schablonfinansiering för indirekta kostnader om genomförandet av projektet ger upphov till indirekta kostnader. Schablonsatsen som programmet tillåter är max 15 % av kostnader för egen personal.

I Min ansökan finns ett kostnadsslag för schablonkostnader. Vid beredning av ansökan kommer en genomgång att ske om projektet ger upphov till indirekta kostnader. Det finns inget krav på att modellen ska kunna redovisas och de indirekta kostnaderna behöver inte heller vara bokförda på

Vad menas med att det enbart är kontanta medel som godkänns som medfinansiering?
En nyhet i Nordprogrammet 2014-2020 är att även privat medfinansiering genererar EU-stöd. Det är enbart kontanta medel som godkänns som medfinansiering.

Ett exempel på godkänd medfinansiering är en extern finansiär som betalar in kontanta medel till projektet. Ett annat exempel är att en projektpart själv finansierar en del av sina egna kostnader. Om projektparten i det fallet är en offentlig organisation räknas den egna medfinansieringen som en offentlig medfinansiering men om projektparten istället är en privat organisation räknas det som en privat medfinansiering.

Observera att ni måste ansöka om medfinansiering hos tilltänkt extern medfinansiär och att detta måste göras i god tid.

Kan det i ett projekt finnas eget/ideellt arbete?
Nej, Nordprogrammet har enbart kontant finansiering .

Kan kostnader för representation vara stödberättigande?
Ja, möjligheten att redovisa kostnader för representation är mycket begränsade, men det kan vara stödberättigande om projektets verksamhet är av den typen att representation är nödvändig. Om ett projekt ska redovisa kostnader för representation är det viktigt att kopplingen mellan kostnaden och projektets verksamhet som beskrivits i beslutet framgår tydligt. En deltagarförteckning ska kunna bifogas vid redovisning till nationell kontrollant när representation är aktuell. Kostnader för ett till två glas vin eller öl som måltidsdryck kan godkännas, men kostnader för alkohol är generellt inte stödberättigande.

Är semesterlöneskuld en stödberättigande kostnad?
Nej.

Kan ett företag vara stödmottagare och mottagare av EU-stöd?
Ja. Företaget ska själva vara medfinansiär samt att det vid beredning av er ansökan tar handläggaren hänsyn till statsstödsreglerna som är en del av EU:s konkurrenslagstiftning och ska säkerställa en väl fungerande inre marknad. Reglerna utgår från ett generellt förbud mot att ge statligt stöd. De centrala bestämmelserna finns i EUF-fördragets artiklar 107-109. Undantaget som kan tillämpas i Nordprogrammet handlar om stöd av mindre betydelse (de minimis). Stöd av mindre betydelse, de minimis, betyder att stöd får lämnas med upp till 200 000 euro per stödmottagande företag under en period av tre år (innevarande år och de två föregående beskattningsåren). Det är stödmottagarens ansvar att kunna visa om projektet innehåller aktiviteter som innebär statsstöd och i så fall också kunna redogöra för hur de följer regelverket för undantag. För beviljande enligt de minimis förutsätts därför att sökanden lämnar in en utredning om det stöd av mindre betydelse som redan har beviljats och betalats ut till sökanden och att stödbeloppet inte överstiger maximibelopp för stöd av mindre betydelse.

Utbetalning av stöd

Hur ansöka om utbetalning av EU-stöd?
Utbetalning sker i två steg. Det första steget innebär att varje part redovisar sina kostnader och finansiering till nationell kontrollant i respektive land. I Sverige är det Länsstyrelsen i Norrbottens län som ansvarar för de nationella kontrollanterna. I Finland är det Arbets- och Näringsministeriet som enligt ett särskilt förfarande godkänner nationella kontrollanter som projekten har upphandlat. Information om val av revisor och certifieringsförfarandet finns på Arbets- och näringsministeriets hemsida

Det andra steget innebär att den samordnande stödmottagaren ansöker om utbetalning av EU-stöd hos förvaltande myndighet. Grunden för ansökan är intygen över godkända kostnader och finansiering som respektive stödmottagare har fått från nationell kontrollant. Den samordnande stödmottagaren sammanställer intygen och gör därefter ansökan om utbetalning elektroniskt via systemet ”Min ansökan”.

Om vi får projektet beviljat – till vem görs utbetalningar av EU-stöd?
Utbetalningar görs till samordnande stödmottagare som ska fördela medel till övriga stödmottagare så snart som möjligt.

Varför kan jag inte ansöka om utbetalning på projektet?
Om den e-postadress du använder som användarnamn vid inloggning i Min Ansökan inte finns sparad som en ”kontakt” på ärendet i systemet så kan du inte ansöka om utbetalning. Man kan ha flera kontakter i ett ärende och alla som finns inlagda i vårt system kan logga in med sitt användarkonto för att göra ansökan om utbetalning. Ni kan komplettera med nya e-postadresser via mail till oss så att vi kan lägga in dem i efterhand. Det viktiga är alltså att den mailadress som används för användarkontot finns som en ”kontakt” i själva ärendet, då kan systemet koppla ihop ärendet med den som loggar in.

Avsluta

Hur länge ska material som rör projektet arkiveras?
Handlingar och uppgifter ska bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då projektet avslutades eller längre om nationella regler medför detta. Förvaltande myndighet informerar stödmottagaren om detta villkor i beslut om stöd. Dokument och maskinläsbara medier som används för att bevara räkenskapsinformation och annan projektdokumentation ska vara varaktiga och lätt åtkomliga. De ska förvaras i ordnat skick och på betryggande och överskådligt sätt.