I detta avsnitt hittar ni information och vägledning om hur ni ska avsluta ert projekt. Tänk på att ni inom projektet planerar för avslutet i god tid!

Projektavslut
I ert beslut om stöd finns ett slutdatum som avser det datum då projektets verksamhet ska avslutas. Efter projektets slutdatum får inga ytterligare aktiviteter ske och inga kostnader får bokföras.  Ni ska följa era vanliga betalningsrutiner men enligt programmets regler så måste ni betala projektkostnaderna senast två månader efter projektets slutdatum men innan ni lämnar redovisningen till nationell kontrollant.  Det enda undantaget är kostnaden för det slutliga intyget från finsk nationell kontrollant som får bokföras efter projektets slutdatum och kostnaden ska vara betald senast innan ansökan om slutlig utbetalning skickas till förvaltande myndighet. Detta gäller även förstudier. Tänk på att nationella medfinansiärer kan ha andra regler vad gäller betalning av fakturor.

För norska parter gäller att betalning ska ske senast en månad efter projektets slutdatum. Kontakta norskt sekretariat vid frågor om projektavslut.

Det finns många viktiga frågor att tänka på vid avslutning av ett projekt. Några frågeställningar att fundera på kan vara:

  • Vad händer med projektet efter avslut?
  • Hur ska projektets resultat fortleva?
  • Hur kan ni på bästa sätt sprida de kunskaper och de erfarenheter ni fått?

Det är också viktigt att ni reflekterar över lärdomar som ni fått internt inom projektet och hur samarbetet har fungerat mellan er. Det är viktiga aspekter med tanke på ett eventuellt fortsatt framtida samarbete. Denna typ av frågeställningar ska ni beskriva i projektets slutrapport.

Några viktiga tidpunkter att komma ihåg vad gäller avslut:

  • Slutredovisning till nationell kontrollant ska lämnas in senast två månader efter projektets slutdatum.
  • Slutrapport samt slutlig ansökan om utbetalning ska lämnas in via Min Ansökan senast fem månader efter projektets slutdatum.

Slutredovisning till nationell kontrollant

Slutredovisning till nationell kontrollant sker på samma sätt som de tidigare redovisningar ni gjort förutom att tiden för inlämning är en månad längre och betalning av fakturor får ske under två månader räknat från tiden för projektavslut. Fakturorna ska dock vara betalda senast det datumet då redovisningsblanketten signeras av behörig firmatecknare. Ni får givetvis redovisa tidigare men tidigast då alla kostnader är betalda.

Läs mer om redovisning till nationell kontrollant i avsnittet Genomföra.

Slutlig ansökan om utbetalning samt slutrapport till förvaltande myndighet:

Slutlig ansökan om utbetalning görs på samma sätt som tidigare ansökningar om utbetalning som ni gjort. Ni ska dock bifoga en slutrapport istället för de tidigare lägesrapporterna. Slutrapporten ska beskriva projektets genomförande under hela projekttiden. Beskrivningarna ska utformas så att en läsare som inte har någon tidigare kännedom om projektets verksamhet ändå kan skapa sig en god förståelse för projektet och dess resultat. Det är viktigt att få fram vilka resultat och vilka effekter inom projektet som har bidragit till att uppfylla Nordprogrammets mål.

Ni ska använda programmets mall ”Slutrapport”(hittas under Blanketter-mallar). Denna rapport skiljer sig något från de lägesrapporter ni lämnat tidigare under projektets gång. I slutrapporten ska ni t.ex. tänka särskilt på att ni gör era beskrivningar så att det tydligt framgår när i tiden de olika aktiviteterna genomförts. Ni ska också vara uppmärksamma på att ni, i tidigare rapporter, lämnat in de bilagor enligt a-d som är aktuella för ert projekt. Om något saknas måste ni bifoga dessa i samband med slutrapporteringen. En engelsk sammanfattning är också något som ska tillföras slutrapporten. Slutrapporten bifogas den slutliga ansökan om utbetalning i Min ansökan.

När det gäller den slutliga ekonomirapporten som ni ska skicka är det viktigt att komma ihåg att de totala kostnaderna i ansökan om utbetalning inte får överskrida den totala kostnadsbudgeten som framgår i beslut om stöd. Det kan förekomma avvikelser jämfört mot budget inom respektive kostnadsslag men totalbudget får inte överskridas.

Läs mer om att ansöka om utbetalning till förvaltande myndighet i avsnittet Genomföra.

Dokumentation och arkivering
När projektet avslutats, slutrapporten godkänts och slututbetalningen har tagits emot av er ska projektets handlingar, uppgifter och räkenskapsinformation arkiveras. Ni som stödmottagare är ansvariga för att samtliga dokument hålls tillgängliga för kontroll sju år efter det kalenderår som projektets avslutats eller längre om nationella bokföringsregler anger det. Dokumenten ska sparas i form av original eller bestyrkta kopior eller på allmänt godkända databärare, t.ex. CD-skiva, USB-minne eller hårddisk. Ni som stödmottagare är också ansvariga för att dokumentera var samtliga handlingar som rör projektet finns sparade. Detta är särskilt viktigt eftersom det kan finnas projektpersonal som inte är kvar inom organisationen när en ev. kontroll eller revision ska genomföras.

Observera att finska stödmottagare ska bevara alla dokument som rör projektet och dokument som avser genomförda kontroller fram till 31 december 2032.

Norska parter ska arkivera alla handlingar som rör ett projekt i 10 år efter att projektet avslutats. Kontakta norskt sekretariat om ni har frågor som rör dokumentation arkivering.