Den 14 december 2018 öppnade den nionde ansökningsomgången i Interreg Nord-programmet. Nytt i denna ansökningsomgång är att det införs två förenklingar som den nya EU-förordningen ger möjlighet till. Det är valfritt för projekten att använda sig av förenklingarna. Förstudieansökningar måste välja en av förenklingsmodellerna och använda den.

Förenklad redovisningsmodell – Klumpsumma (Lump sum) för förstudier

Nordprogrammet har infört en förenklad redovisningsmodell kallad ”klumpsumma” som kan användas i förstudier avseende EU-stödet. Modellen innebär att EU-stödet betalas ut som en ”klumpsumma” om förstudien uppnår de resultat som fastställs i beslutet om stöd. Klumpsumma är inte aktuellt för norska parters IR-midler.

Ansökan
Ansökan görs som vanligt i Min Ansökan av den samordnande stödmottagaren. Vägledning och projekthandbok finns på websidan. Ansökan om förstudie kan precis som tidigare lämnas in när som helst. Om inget annat kommuniceras så är alla insatsområden öppna. Budgeten fylls i på vanligt sätt i Min Ansökan med de kostnadsslag som är aktuella.

Beredning och beslut
Ansökan bereds av sekretariatet och beslutas av förvaltande myndighet. Ansökan kan avslås direkt om den är ofullständigt ifylld och inte går att bereda. Även om ansökan är fullständigt ifylld kan den behöva kompletteras innehållsmässigt, en handläggare kommunicerar då med projektet. Under beredningen kontrollerar handläggaren till exempel om ansökan är relevant för programmet och att projektet och dess kostnader är stödberättigande.  Projektets aktiviteter ska beskrivas tydligt av sökande och handläggaren ska kunna göra en noggrann bedömning av att de personalkostnader som anges är rimliga i förhållande till de aktiviteter som ska genomföras.

Om ansökan kan beviljas så kommer handläggaren och stödmottagaren överens om förstudien ska beviljas enligt förenklingsmodellen klumpsumma och detta fastställs då i beslutet om stöd. Klumpsumman kommer då att baseras på budgeten som lämnats in vid ansökan och stödbeloppet tillsammans med villkor och resultat som ska uppnås fastställs i beslutet om stöd. I de förstudier som beviljas enligt förenklingsmodellen klumpsumma kan endast projekttiden ändras. Det blir inte aktuellt med ändringar mellan kostnadsslagen eftersom den faktiska kostnadsförbrukningen inte kontrolleras.

Kontroll och utbetalning
Om förenklingsmodellen klumpsumma används så finns inga behov av nationell kontroll (first level control) då ingen uppföljning av verklig kostnadsförbrukning är nödvändig. Projektet ansöker om utbetalning i Min Ansökan utan att behöva styrka kostnaderna med intyg från nationell kontrollant. Vid ansökan om utbetalning fylls kostnader i enligt budget så att det sökta beloppet avseende EU-utbetalningen överensstämmer med beviljad klumpsumma. Klumpsumman kommer att betalas ut om resultatet enligt villkoren i beslut om stöd nås och blir godkänt av sekretariatet. Om resultatet inte nås kommer ingen utbetalning att ske. Det är inte möjligt att betala ut delar av stödet.

För sökande är det viktigt att tänka på att även om ingen kontroll kommer att ske avseende den verkliga kostnadsförbrukningen så måste lagar om upphandling respektive regler om informationsskyldigheten följas. Upphandlingsdokument och underlag för informationsarbete kan komma att begäras in vid kontroll eller revision.

 

Förenklad redovisningsmodell – 2 kostnadsslag för alla typer av projekt

Nordprogrammet har infört en förenklad redovisningsmodell kallad ”40%-schablonen” som kan användas i alla typer av projekt, även förstudier, avseende EU-stödet. Metoden innebär att projektets övriga kostnader (det vill säga alla kostnader utöver personalkostnaderna) beräknas som en schablon motsvarande 40% av personalkostnader. 40%-schablonen är inte aktuell för norska partners IR-midler.

Ansökan
Ansökan görs som vanligt i Min Ansökan av den samordnande stödmottagaren. Vägledning och projekthandbok finns på websidan. Ansökan om förstudie kan precis som tidigare lämnas in när som helst medan huvudprojekt har ansökningsomgångar. Om inget annat kommuniceras så är alla insatsområden öppna. Budgeten fylls i på vanligt sätt i Min Ansökan men bara med två kostnadsslag, personalkostnader och schablonkostnader.

Beredning och beslut
Ansökan bereds av sekretariatet och beslutas av förvaltande myndighet när projektet prioriterats av styrkommittén. Ansökan kan avslås direkt om den är ofullständigt ifylld och inte går att bereda. Även om ansökan är fullständigt ifylld kan den behöva kompletteras innehållsmässigt, en handläggare kommunicerar då med projektet. Under beredningen kontrollerar handläggaren tex om ansökan är relevant för programmet och att projektets kostnader är stödberättigande.  Projektets aktiviteter ska beskrivas tydligt av sökande och handläggaren ska kunna göra en noggrann bedömning av att de personalkostnader som anges är rimliga i förhållande till de aktiviteter som ska genomföras.

Kontroll och utbetalning
Personalkostnader ska redovisas till nationell kontrollant (first level control) enligt rutiner för detta. Nationell kontrollant granskar endast personalkostnaderna och för schablonkostnader godkänns ett belopp motsvarande 40% av de godkända personalkostnaderna.  Den verkliga kostnadsförbrukningen avseende schablonkostnader behöver inte kontrolleras. När schablonsatsen används finns därför inga krav på att ni måste redovisa de faktiska underlagen (t.ex. fakturor eller andra bokföringsunderlag) för de kostnader som uppstått inom detta kostnadsslag.

Projektet ansöker sedan om utbetalning i Min Ansökan precis som vanligt och redovisar då bara personal och schablon enligt godkända belopp i intyg från nationell kontrollant.

För sökande är det viktigt att tänka på att även om ingen kontroll kommer att ske avseende den verkliga kostnadsförbrukningen för schablonkostnader så måste lagar om upphandling respektive regler om informationsskyldigheten följas. Upphandlingsdokument och underlag för informationsarbete kan komma att begäras in vid kontroll eller revision.