Ansökan
När det är dags att ansöka om utbetalning av beviljat EU-stöd ska ni använda er av den elektroniska tjänsten ”Min ansökan” som ni når via www.minansokan.se. Det är den samordnande stödmottagaren som ska lämna in ansökan om utbetalning via detta system. Här hittar ni en guide som visar hur ni ska gå tillväga vid ansökan om utbetalning.

Det går bra att använda samma användarkonto för inloggning som användes vid ansökan om stöd. Det går också bra med ett annat/nytt användarkonto men observera att den e-postadress som tillhör det användarkontot måste finnas registrerad på ärendet för att sökfunktionen ska fungera. Kontakta det gemensamma sekretariatet eller förvaltande myndighet om ni behöver lägga upp en ny kontaktuppgift på ert ärende för att rätt person ska kunna göra ansökan om utbetalning.

Ansökan om utbetalning av EU-stöd ska lämnas in senast 4 månader efter respektive rapporteringsperiod (5 månader vid ansökan om slututbetalning). Ni kan bara ansöka om utbetalning för utgifter som har godkänts av nationella kontrollanter.

Ekonomirapport
När ni skapar en ansökan om utbetalning i Min Ansökan så ska ni registrera utgifter och medfinansiering i den del av systemet som kallas ”ekonomirapport”.  För att verifiera utgifter och medfinansiering ska ni ladda upp intyg från nationella kontrollanter samt inbetalningsavier/bankkontoutdrag. Ni ska även ladda upp bevis för BIC-IBAN samt bevis för rätt att företräda stödmottagaren (”firmateckningsbevis”) om ni inte har skickat in dessa tidigare. Ni behöver däremot inte bifoga huvudböcker från bokföring eller nationella kontrollanternas checklistor.

Projektbudgeten som visas är den senast aktuella som finns i beslut om stöd till projektet. För varje ansökan om utbetalning uppdateras beloppen så att det alltid är information enligt senaste beslut som visas. Kolumner som är obligatoriska att fylla i är märkta med *. Observera att några av de obligatoriska kolumnerna inte används av Nordprogrammet. Det går därför bra att lägga in en nolla (0) i de fält som avser verifikationsnummer, verifikationstext, konto och kontonamn. I datumfälten för bokföringsdatum och betaldatum kan ni ange periodens från- och tilldatum. Utgifter som avser stödmottagare som finns utanför programområdet ska redovisas genom att ni väljer alternativet ”aktivitet utanför programområdet” i kolumnen för särskilda aktiviteter.

Ni ska ange utgifter per stödmottagare och per kostnadsslag enligt de belopp som nationell kontrollant har godkänt i intygen för respektive stödmottagare. Skapa en rad per kostnadsslag per partner och fyll i de belopp som finns i intygen från nationella kontrollanter för respektive partner. Ni behöver inte ange kostnaderna på verifikationsnivå utan det räcker med de summor som anges i intygen.

Observera att totala kostnader i ansökan om utbetalning inte får överstiga total kostnadsbudget enligt beslut om stöd. Det är tillåtet med en viss flexibilitet jämfört med budget för respektive kostnadsslag men totalbudget får alltså inte överskridas. Budgetförändringar upp till 20%, eller där förändringen är mer än 20% men maximalt 5 000 euro, i enskilda kostnadsslag kan godkännas utan att det behövs ett beslut om ändring från det gemensamma sekretariatet. En förklaring till budgetändringen måste dock anges i den lägesrapport som ska lämnas in i samband med en ansökan om utbetalning.

Ni måste ange tillräckligt med medfinansiering i förhållande till kostnaderna för att kunna skicka in ansökan om utbetalning. Ange den medfinansiering som har betalats in under perioden. Ange beloppet, från vilken medfinansiär inbetalning har skett och vilken stödmottagare som har mottagit finansieringen. När stödmottagaren själv är finansiär kan en procentuell andel av godkända kostnader anges. Om stödmottagaren till exempel ska finansiera 20 % av sina egna utgifter kan du registrera 200 euro som medfinansiering om godkända utgifter för den stödmottagaren är 1 000 euro.

Om extern finansiering inte har betalats in under perioden ska den tillfälligt ersättas med stödmottagares egen finansiering.   Det vill säga att om en extern finansiär ska finansiera 15 % av periodens kostnader men inbetalningen inte har skett under perioden så ska motsvarande belopp läggas som ”inbetald” av den stödmottagare som haft kostnaderna. Den tillfälliga egna finansieringen justeras i beredningen av kommande utbetalningar när den externa finansieringen har betalats in och verifierats.

När alla uppgifter om utgifter och medfinansiering fyllts i sker en automatisk beräkning av EU-stöd utifrån de kostnader och den medfinansiering som redovisats.

Lägesrapport
En annan del av ansökan om utbetalning i Min Ansökan kallas ”lägesrapporter”. Där ska ni ladda upp en skriftlig rapport som beskriver projektarbetet under redovisningsperioden. Den skriftliga läges- eller slutrapporten ska skrivas under av en person som är behörig att företräda organisationen. Ni ska använda programmets mallar för den skriftliga rapporten inklusive eventuella bilagor och ni hittar dem under ”Dokument – blanketter och mallar” under rubriken ”Ansökan om utbetalning”. Ni som ansöker om utbetalning av EU-stöd och har en norsk projektpartner ska lämna information om hur den norska budgeten har upparbetats på bilagan ”Norsk budget”. Norsk partner ansöker själv om utbetalning av IR-midler i det norska systemet.

I den skriftliga lägesrapporten finns utrymme att beskriva på vilket sätt näringslivsorganisationer eller företag har deltagit eller berörts av projektets aktiviteter. Om det är aktuellt ska ni även bifoga bilagan ”Näringslivets deltagande” som innehåller uppgifter om företagen (företagets namn, organisationsnummer och kontaktuppgifter).

Ni ska även registrera utfallet på era aktivitetsindikatorer i systemet. Det gör ni också i delen av ansökan om utbetalning som kallas ”lägesrapporter”. För att ni ska kunna redovisa de aktivitetsindikatorer som projektet nått är det viktigt att ni löpande har samlat in information om de uppgifter som behövs (t.ex kön och ålder på deltagare samt om företag ägs av kvinna eller man). Läs mer om definitioner och mätenheter för olika indikatorer här. Observera att ni vid varje rapportering ska ange det ackumulerade utfallet.

För att kunna registrera indikatorer som handlar om företag så måste ni först registrera de aktuella företagen under rubriken ”Hantera indikatororganisationer”. Företagen registreras där med land och organisationsnummer. Först när företagen är registrerade kan ni registrera utfallet under ”Indikatorutfall” genom att välja företag från den lista ni skapat under ”Hantera indikatororganisationer”. (se Guide Min Ansökan om hur ni hanterar indikatororganisationer och registrerar indikatorutfall).

Skicka in ansökan om utbetalning elektroniskt
När ni fyllt i alla fält och laddat upp de obligatoriska bilagorna ska ansökan sparas och skickas in. När ni skickat ansökan elektroniskt anses den vara inkommen. Om något obligatoriskt fält inte fyllts i visas det i rött och det är inte möjligt att gå vidare. Ansökan om utbetalning kan skrivas ut i PDF-format.

Underteckna och skicka in missiv till Förvaltande myndighet
När ansökan skickats in elektroniskt måste ni som sökande skriva ut det dokument (ett så kallat missiv) som fås fram på skärmen. Dokumentet består av en del kontrolluppgifter och ska signeras av firmatecknaren hos den samordnande stödmottagaren och skickas in till Förvaltande myndighet via e-post (interregnord.norrbotten@lansstyrelsen.se). Övriga bilagor ska bifogas elektroniskt via Min Ansökan (alternativt med e-post om storleken på bilagan gör att den inte går att bifoga som en bilaga).

Utbetalning
Ansökan om utbetalning bereds av handläggare på det gemensamma sekretariatet och av förvaltande myndighet. Handläggare på sekretariatet läser och godkänner läges- och slutrapporten medan handläggare på förvaltande myndighet går igenom ekonomirapporten. Handläggarna kontaktar er om det är något som är oklart och behöver kompletteras. Tid för komplettering är oftast två veckor eller enligt överenskommelse mellan handläggare och er.

Förvaltande myndighet gör utbetalning till samordnande stödmottagare. Den samordnande stödmottagaren ska sedan fördela stödet till övriga stödmottagare så snart som möjligt.

 

Update 2016-08-05