De kostnadsslag som är aktuella i Nordprogrammet 2014-2020 är:

  • Personalkostnader
  • Kontorsutgifter och administrativa utgifter
  • Kostnader för extern sakkunskap och externa tjänster
  • Kostnader för resor och logi
  • Utgifter för utrustning
  • Schablonkostnader

Utöver detta finns budgetposten:

  • Projektintäkter

Nedan kan ni läsa mer om respektive kostnadsslag.

Budgetförändringar upp till 20%, eller där förändringen är mer än 20% men maximalt 5 000 euro, i enskilda kostnadsslag kan godkännas utan att det behövs ett beslut om ändring från det gemensamma sekretariatet. En förklaring till budgetändringen måste dock anges i den lägesrapport som ska lämnas in i samband med en ansökan om utbetalning (läs mer i avsnittet ”Ansöka om utbetalning från förvaltande myndighet”).

Om en budgetändring är större än dessa gränser ska en ansökan om ändring i kostnadsbudget lämnas till det gemensamma sekretariatet och det ska ske inom den beslutade projekttiden.  Bestämmelserna gäller alla sökande, även norska.

Exempel 1)
Budget personal: 100 000
Upparbetat: 115 000
Förändring: 15 000
15 000/100 000 = 15 %

Den procentuella förändringen är mindre än 20 %. Ingen ansökan om ändring av kostnadsbudget behövs (även om förändringen är mer än 5 000).

Exempel 2)
Budget utrustning: 20 000
Upparbetat: 25 000
Förändring: 5 000
5 000/20 000 = 25 %

Den procentuella förändringen är mer än 20 % men ”bara” 5 000 euro. Ingen ansökan om ändring av kostnadsbudget behövs.

OBS! Nivåerna för budgetförändringar gäller inte för förstudier.

Personalkostnader
Personalkostnader får endast bestå av faktiska lönekostnader inklusive andra kostnader som är direkt kopplade till lönerna, till exempel skatter och sociala avgifter inklusive pensioner. Eventuella traktamenten och resekostnader redovisas under Resor och logi.

De grundläggande kraven är;

  • Lönekostnaderna ska ha uppstått genom projektarbete. Stödmottagaren skulle inte haft dessa kostnader om det inte vore för projektet.
  • Lönekostnaden är projektbokförd.
  • För varje projektanställd person ska det finnas ett anställningsavtal eller en arbetsbeskrivning. I underlaget ska det framgå vilka arbetsuppgifter den anställde har i projektet samt i vilken omfattning personen ska arbeta, d.v.s. heltid, deltid med en fast procentsats, deltid med varierande antal timmar eller timanställning. Under Blanketter och mallar finns en mall på arbetsbeskrivning som kan användas. En kopia på arbetsbeskrivningen ska skickas in senast i samband med första redovisningen till nationell kontrollant.
  • När ni redovisar till nationell kontrollant ska ni sammanställa alla lönekostnader i en mall, som ni skickar med själva redovisningen. I mallen finns även anvisningar om hur ni fyller i den.

Personalkostnader får redovisas för personer som har någon av följande typ av anställning hos stödmottagaren:

a) Heltidsanställning

Den anställde arbetar all sin tid i projektet och personens totala lönekostnad är därför stödberättigande. Ingen tidredovisning behövs utan ni utgår från periodens lönespecifikation. Eventuell semester och sjukfrånvaro får ingå i periodens lönekostnad.

Exempel: En anställd har 4 000 EUR i månadslön (inklusive lönebikostnader) och arbetar heltid i projektet. I oktober var den anställde föräldraledig i några dagar och fick därför ut en lön på 3 600 EUR, vilket då blir den stödberättigande lönekostnaden för oktober. Lönespecifikationen bifogas som grund för kostnaden.

Följande dokument måste finnas tillgängliga hos stödmottagaren vid en eventuell kontroll:

  • Anställningsavtal eller arbetsbeskrivning som bekräftar anställning i projektet och som signerats av den anställde och av företrädare för organisationen. Anställningsavtalet eller arbetsbeskrivningen skickas in senast vid första redovisningstillfället där lönekostnad finns redovisad och därefter vid förändring.
  • Personalkostnadssammanställning
  • Lönespecifikationer
  • Betalningsbevis (t.ex. betalningsunderlag från bank)

b) Deltidsanställning med en fast andel av arbetstiden per månad 

Lönekostnaden beräknas som en fast procentsats av den anställdes faktiska löneutgift per månad. Eventuell semester och sjukfrånvaro får ingå i periodens lönekostnad. Procentsatsen kan räknas som en genomsnittlig procentuell andel av den anställdes arbetstid sett över hela projekttiden. Det är med andra ord okej att den verkliga arbetstiden ev. varierar mellan perioderna, men sett över hela projekttiden ska nedlagd tid överensstämma med angiven procentsats. Om personalkostnader redovisas på detta sätt behöver den anställde inte lämna några tidrapporter. Däremot ska det framgå av arbetsbeskrivningen (mall finns under Blanketter och mallar) vilken procentsats som gäller.

Om procentsatsen skulle förändras under projektets gång lämnas de nya uppgifterna till er handläggare på det gemensamma sekretariatet samt till nationell kontrollant i samband med er redovisning.

Exempel: En anställd har 3 000 EUR i månadslön (inklusive lönebikostnader) beräknat på heltid. Personen har en deltidstjänst på 80 %. Under två år framöver kommer den anställde att arbeta halva tiden i projektet och den andra halvan med ordinarie verksamhet. Detta har fastställts i ett intyg.

Den stödberättigande lönekostnaden blir varje månad; 3 000 EUR x 80 % tjänstgöringsgrad x 50 % andel i projektet = 1 200 EUR (förutsatt att ingen frånvaro har rapporterats). Lönespecifikation och intyg finns som grund för kostnaden.

Tänk på att det är faktisk lön som procentsatsen beräknas på varje månad. Om den anställde t.ex. varit tjänstledig, föräldraledig eller vårdat sjukt barn någon av dagarna reduceras den månadens faktiska lönekostnad.

Följande dokument måste finnas tillgängliga hos stödmottagaren vid en eventuell kontroll:

  • Anställningsavtal eller arbetsbeskrivning som bekräftar anställning i projektet och som signerats av den anställde och av företrädare för organisationen.Anställningsavtalet eller arbetsbeskrivningen skickas in senast vid första redovisningstillfället där lönekostnad finns redovisad och därefter vid förändring.
  • Personalkostnadssammanställning
  • Lönespecifikationer
  • Betalningsbevis (t.ex. betalningsunderlag från bank)

c) Deltidsanställning med ett varierande antal arbetstimmar per månad

För personal som arbetar ett varierande antal timmar i projektet gäller följande;

  • En timkostnad per person ska beräknas med följande modell;
  • Månadslön x  sociala avgifter och andra lönebikostnader (%) x 12/1720 timmar = timkostnad inklusive semesterersättning
    • Årsarbetstiden 1720 timmar gäller för alla anställda, oavsett individuella skillnader.
    • Varje anställd måste tidredovisa sin arbetstid dag för dag. Tidredovisningen ska täcka 100 % av den anställdes arbetstid.
    • Semester, sjukdom eller annan frånvaro ska inte tidredovisas på projektet.
    • Stödberättigande lönekostnad = antal timmar i projektet x timlön

Exempel: En anställd har 3 200 EUR (inklusive lönebikostnader) i månadslön. I oktober har denne arbetat 47 timmar i projektet. Timkostnaden beräknas som 3 200 EUR x 12 mån/1720 timmar = 22,33 EUR per timme. Den stödberättigande lönekostnaden för oktober blir 47 timmar x 22,33 EUR per timme = 1 049,51 EUR. Den anställde bifogar de tidredovisningar som ligger till grund för kostnaden. Om timkostnaden ändras bifogas även lönespecifikationen för att styrka den nya lönen.

Följande dokument måste finnas tillgängliga hos stödmottagaren vid en eventuell kontroll:

  • Anställningsavtal eller arbetsbeskrivning som bekräftar anställning i projektet och som signerats av den anställde och av företrädare för organisationen. Anställningsavtalet eller arbetsbeskrivningen skickas in senast vid första redovisningstillfället där lönekostnad finns redovisad och därefter vid förändring.
  • Personalkostnadssammanställning
  • Lönespecifikationer
  • Tidrapporter som visar 100 % av den anställdes arbetstid och som signerats av den anställde och av företrädare för organisationen. Tidrapporterna kan vara i form av utdrag från ett elektroniskt tidredovisningssystem eller enligt den mall som programmet tagit fram.
  • Betalningsbevis (t.ex. betalningsunderlag från bank)

d) Timanställning

För personal som har en timanställning gäller följande;

  • Timlön + semesterersättning ska styrkas med anställningsavtal/lönespecifikationer
  • Varje anställd måste tidredovisa sin arbetstid i projektet dag för dag.
  • Stödberättigande lönekostnad = antal timmar i projektet x timlön inklusive semesterersättning

Exempel: En person har varit timanställd i ett projekt i 31 timmar under oktober. Personens timlön var 22 EUR inklusive semesterersättning. Den stödberättigande lönekostnaden blir 31 timmar x 22 EUR per timme = 682 EUR. Personen bifogar lönespecifikation och tidredovisning som grund för kostnaden.

Följande dokument måste finnas tillgängliga hos stödmottagaren vid en eventuell kontroll:

  • Anställningsavtal eller arbetsbeskrivning som bekräftar anställning i projektet och som signerats av den anställde och av företrädare för organisationen. Anställningsavtalet eller arbetsbeskrivningen skickas in senast vid första redovisningstillfället där lönekostnad finns redovisad och därefter vid förändring.
  • Personalkostnadssammanställning
  • Lönespecifikationer
  • Tidrapporter som signerats av den anställde och av företrädare för organisationen. Tidrapporter som visar 100 % av den anställdes arbetstid och som signerats av den anställde och av företrädare för organisationen. Tidrapporterna kan vara i form av utdrag från ett elektroniskt tidredovisningssystem eller enligt den mall som programmet tagit fram.
  • Betalningsbevis (t.ex. betalningsunderlag från bank)

Kontorsutgifter och administrativa utgifter
Kostnader inom detta kostnadsslag ska endast omfatta följande;

  • Hyra för kontorslokaler
  • Försäkringsavgifter och skatter för de byggnader där personalen är inhyst och för kontorsutrustningen, t.ex. försäkring mot brand eller stöld
  • Allmänna nyttigheter som t.ex. el, värme och vatten
  • Kontorsmaterial
  • Allmänna räkenskaper som tillhandahålls inom stödmottagarens organisation
  • Arkiv
  • Underhåll, städning, reparationer
  • Säkerhet
  • IT-system
  • Kommunikation som t.ex. telefon, fax, internet, post och visitkort
  • Bankavgifter för att öppna och förvalta ett konto om genomförandet av projektet kräver att ett separat konto öppnas
  • Avgifter för ekonomiska transaktioner över gränserna

Det finns två former av redovisning när det gäller kontorsutgifter och administrativa utgifter. Kostnaderna kan antingen redovisas som direkta kostnader under kostnadsslaget Kontorsutgifter och administrativa utgifter eller som indirekta kostnader under kostnadsslaget Schablonkostnader. Om stödmottagaren redovisar kontorsutgifter och administrativa utgifter som direkta kostnader, kan inte schablon för indirekta kostnader användas.

Indirekta kostnader kan uppkomma då projektet använder till exempel telefon, lokaler, datorer i projektet som stödmottagaren annars bekostar i sin ordinarie verksamhet. Om projektet ger upphov till indirekta kostnader kan dessa redovisas enligt en fastställd schablonsats på maximalt 15 % av de direkta personalkostnaderna. Om schablonsatsen används finns inga krav på att ni måste redovisa de faktiska underlagen (t.ex. fakturor eller andra bokföringsunderlag) för de kostnader som uppstått inom detta kostnadsslag.

Exempel på kostnader som omfattas av schablonen:

  • Kostnader för kontorslokaler och kontorsarbetsplats för personal som arbetar i projektet, till exempel kostnader för hyra, el, gas, värme, vatten, säkerhet, underhåll, städning, reparationer av projektpersonalens kontor, kontorsmöbler, telefon (även inköp av telefon), dator (även inköp av dator), programvaror, fax, internet, post, visitkort, kopiering, papper och färgpatroner. Även interna möteslokaler omfattas av schablonen.
  • Försäkringsavgifter och skatter för de byggnader där personalen är inhyst och för kontorsutrustningen (t.ex. försäkring mot brand eller stöld).
  • Allmänna räkenskaper som tillhandahålls inom stödmottagarens organisation.
  • Arkiv.
  • Bankavgifter för att öppna och förvalta kontot eller kontona, om genomförandet av en insats kräver att det öppnas ett separat konto.
  • Avgifter för ekonomiska transaktioner över gränserna.
  • Andra tjänster i organisationen som rör personal som inte arbetar direkt i projektet, till exempel ledning, kundservice, personalenhet, ekonomi, administration, IT system och support, information, marknadsföring och juridik.
  • Intern representation där deltagarna kommer från enbart en eller ett fåtal av projektparterna.

Om ert projekt inte ger upphov till indirekta kostnader ska eventuella kostnader under detta kostnadsslag redovisas som direkta kostnader. Dessa ska då kunna verifieras med bokförings- och fakturaunderlag.

Observera att alla parter inom ett projekt (även de norska) måste redovisa denna typ av kostnader på samma sätt! En part kan med andra ord inte redovisa dessa kostnader som direkta medan en annan part väljer att använda schablonen.

Exempel på redovisning av indirekta kostnader enligt schablonsatsen 15 %:

En organisation bokför kostnader för lokaler och telefon i sin ordinarie verksamhet. När projektet startar visar det sig att de som ska arbeta i projektet kommer att nyttja lokalerna och använda telefonerna i projektet. Bedömningen görs att projektet ger upphov till indirekta kostnader. Totala personalkostnader i projektet uppgår till 150 000 EUR. De indirekta kostnader som ska redovisas uppgår till 22 500 EUR (150 000*0,15). Något underlag på att kostnaderna bokförts på projektet behöver inte visas.

Observera att indirekta kostnader som har beräknats enligt schablonsatsen 15 % ska redovisas som en schablonkostnad i budgetspecifikationen i Min ansökan!  

Exempel på redovisning av direkta kostnader:

En organisation har kostnader för kontorslokaler, städning, kontorsmaterial etc. som uppkommit med anledning av projektets genomförande. Kostnaderna skulle inte ha uppstått alls om inte projektet genomfördes. Kostnaderna ska i de fallen redovisas som direkta kostnader under kostnadsslaget Kontorsutgifter och administrativa utgifter och verifieras med bokförings- och fakturaunderlag.

Följande dokument måste finnas tillgängliga hos stödmottagaren vid en eventuell kontroll:

  • Fakturaunderlag
  • Betalningsbevis (t.ex. betalningsunderlag från bank)

Kostnader för extern sakkunskap och externa tjänster
När det gäller kostnader för extern sakkunskap och externa tjänster ska utgifterna endast omfatta följande tjänster och sakkunskap (som tillhandahålls av ett offentligt eller privat organ eller annan fysisk person än stödmottagaren för insatsen);

  • Studier eller kartläggningar, t.ex. utvärderingar, strategier, projektbeskrivningar, konstruktionsritningar eller handledningar
  • Utbildning
  • Översättningar
  • Utveckling, ändring och uppdatering av IT-system och webbplatser
  • Marknadsföring, kommunikation, reklam eller information i samband med en insats eller ett samarbetsprogram
  • Ekonomisk förvaltning
  • Tjänster i samband med anordnande och genomförande av evenemang eller möten, bl.a. hyra, catering eller tolkning
  • Deltagande i evenemang, t.ex. deltagaravgifter
  • Juridisk rådgivning och notarietjänster, teknisk och ekonomisk sakkunskap samt andra konsult- och redovisningstjänster
  • Immateriella rättigheter
  • Kontroller enligt artikel 125.4 a i EU-förordning 1303/2013 och artikel 23.4 i EU-förordning 1299/2013. (Dessa kontroller avser nationella kontroller och närmare bestämt de finska partnernas kostnader för att få intyg från nationella kontrollanter. Svenska partners har ingen kostnad för denna kontroll eftersom Länsstyrelsen i Norrbotten bekostar detta.)
  • Kostnader på programnivå för attestering och revision enligt artiklarna 126 och 127 i EU-förordning 1303/2013
  • Garantier som tillhandahålls av en bank eller något annat finansinstitut när detta krävs enligt unionens eller medlemsstatens lagstiftning eller i ett programdokument som antagits av övervakningskommittén
  • Resor och logi för externa experter, talare, mötesordförande samt tjänsteleverantörer
  • Andra specifika sakkunskaper och tjänster som behövs för insatsen

Utgifter för underleverantörskontrakt eller konsultavtal är inte stödberättigande om anlitandet av en underleverantör ökar kostnaden för projektet utan att tillföra motsvarande värde.

Finska projektpartners ska redovisa sin kostnad för nationell kontrollant under detta kostnadsslag.

Tänk på att externa tjänster ofta omfattas av upphandlingsregler. Om stödmottagaren är en offentlig upphandlande enhet måste lagar och regler kring offentlig upphandling följas. En stödmottagare som inte omfattas av lagen om offentlig upphandling ska vid köp, hyra och leasing behandla leverantörer på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt. Upphandlingar ska genomföras på ett öppet sätt och principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet ska följas.

Läs mer om dessa regler i avsnittet om Upphandling.

Kraven på dokumentation vid upphandlingsförfaranden kan skilja sig åt beroende på typ av aktör och i vilket land som upphandlingen genomförs i. Vid en väl dokumenterad upphandling bör åtminstone följande dokument finnas tillgängliga hos stödmottagaren för en eventuell kontroll:

  • Annons för upphandlingen
  • Information om var annonsering har skett
  • Förfrågningsunderlag/kravspecifikation
  • Mottagna anbud
  • Utvärdering av anbud
  • Beslut om vald leverantör och eventuella avslag
  • Eventuella överklagningar
  • Avtal med leverantör där avtalets värde framgår (totalbelopp eller timpris)
  • Fakturaunderlag
  • Betalningsbevis (t.ex. betalningsunderlag från bank)

Kostnader för resor och logi
När det gäller kostnader för resor och logi ska utgifterna endast omfatta följande;

  • Kostnader för resor, t.ex. biljetter, rese- och bilförsäkring, bränsle, mil- eller kilometerersättning, vägtullar och parkeringsavgifter
  • Kostnader för måltider
  • Kostnader för logi
  • Kostnader för visum
  • Dagtraktamenten som inte redan medräknats i ovanstående kostnader

Projektrelaterade resor och kostnader för logi är stödberättigande om de är godkända i beslutet om stöd. Det ska alltid framgå av underlag vem som rest och vilket syftet med resan varit.

Det är endast resekostnader för personal som är anställd av stödmottagaren som får redovisas under det här kostnadsslaget. Kostnader för externa experters och tjänsteleverantörers resor och logi ska tas upp under kostnadsslaget ”Kostnader för extern sakkunskap och externa tjänster”.

Kostnader utanför programområdets unionsdel

Om ni i projektet planerar resor utanför programområdet ska dessa godkännas av handläggaren i förväg. Det kan till exempel handla om åtgärder för att sälja eller sprida kunskap som har producerats i programområdet. Utgifter för marknadsföring utanför programområdets unionsdel är stödberättigande om nyttan tillfaller programområdet.

Andra typer av utgifter utanför programområdets unionsdel kan också vara stödberättigande om nyttan tillfaller programområdet. Om  kostnaderna avser t.ex  logi, måltider, visum och resor till  en ort som ligger inom eller utanför programområdets unionsdel och avser en anställd hos en stödmottagare som finns utanför programområdet,  ska dessa kostnader särredovisas eftersom maximalt 20 % av EU-stödet på programnivå får användas till den typen av utgifter.

Följande dokument måste finnas tillgängliga hos stödmottagaren vid en eventuell kontroll:

  • Agenda, reserapport, protokoll, annonser etc. från mötet/seminariet/konferensen
  • Resans koppling till projektets aktiviteter
  • Fakturaunderlag för t.ex. biljetter, hotell och konferenser. Det ska alltid framgå vem eller vilka som har rest och syftet med resan.
  • Lönespecifikationer vid eventuella traktamenten
  • Betalningsbevis (t.ex. betalningsunderlag från bank)

Utgifter för utrustning
Utgifter för utrustning som köps, hyrs eller leasas av stödmottagaren och som inte tagits upp inom kostnadsslaget ”Kontorsutgifter och administrativa utgifter”, ska endast omfatta följande;

  • Kontorsutrustning
  • Hårdvara och programvara för IT
  • Möbler och inredning
  • Laboratorieutrustning
  • Maskiner och instrument
  • Verktyg eller anordningar
  • Fordon
  • Annan specifik utrustning som behövs för projektet

Om ni har kostnader för utrustning som ska tas upp i projektet måste de vara godkända och budgeterade i beslutet. Beroende på projektets längd eller art kan det vara aktuellt med årlig avskrivning istället för en direktavskrivning (det senare innebär att hela inköpskostnaden tas upp direkt). Kontakta er handläggare om det är aktuellt med denna typ av inköp i ert projekt.

Om utrustningen säljs eller förs över till annan verksamhet under projektperioden måste intäkten tas upp i projektet.

Kostnader för köp av begagnad utrustning är inte en stödberättigande kostnad i Nordprogrammet.

Följande dokument måste finnas tillgängliga hos stödmottagaren vid en eventuell kontroll:

  • Om upphandling genomförts ska underlag som styrker hur detta skett finnas (annonsering, val av leverantör, avtalat belopp etc.)
  • Fakturaunderlag
  • Betalningsbevis (t.ex. betalningsunderlag från bank)

Schablonkostnader
Vad som gäller för kostnadsslaget schablonkostnader finns att läsa under kostnadsslaget Kontorsutgifter och administrativa utgifter.

Genom att använda en schablon för indirekta kostnader behövs inga dokument som verifierar att kostnaden uppstått eller att den betalats. Det behövs heller inga underlag som visar att schablonkostnaden överensstämmer med organisationens verkliga kostnader.


Projektintäkter
Om ert projekt ger upphov till intäkter under projektets gång ska de redovisas löpande i projektet. Med projektintäkter avses till exempel biljettintäkter, kursavgifter till egna arrangemang, inträden till egna seminarier, försäljning och uthyrning. Även oförutsedda projektintäkter ska redovisas.

En intäkt som har ett direkt samband med projektverksamheten minskar de stödberättigande kostnaderna i projektet med samma summa. Genom att redovisa projektintäkter som ett minusbelopp på kostnadsslaget Projektintäkter  kommer de totala kostnaderna att reduceras med samma summa.

Om projektets totala stödberättigande utgifter överstiger 1 000 000 EUR ska ni i ansökningsskedet uppskatta de eventuella nettoinkomsterna som beräknas inkomma efter projektets slut. Om det inte är möjligt att uppskatta inkomsterna i förväg ska de nettoinkomster som genererats inom tre år efter att projektet avslutats, dras av från utgifterna.