Hakemus
Kun myönnetyn EU-tuen maksatusta on tullut aika hakea, käyttäkää sähköistä Min ansökan/Hakemukseni -toimintoa, joka löytyy osoitteesta www.minansokan.se. Pohjoinen-ohjelmassa johtava tuensaaja toimittaa maksatushakemuksen kyseisen järjestelmän kautta. Tästä pääsee oppaaseen, joka selvittää maksatushakemuksen tekoa.

Kirjautumisessa voidaan käyttää samaa käyttäjätiliä kuin tukihakemuksen yhteydessä. Myös muuta/uutta käyttäjätiliä voidaan käyttää. Huomioikaa kuitenkin, että järjestelmän tarjoamaa hakutoimintoa voidaan käyttää vain, jos käyttäjätiliin kuuluva sähköpostiosoite on rekisteröity hankkeelle. Ottakaa yhteyttä sihteeristöön tai hallintoviranomaiseen, jos haluatte lisätä uusia yhteystietoja. Se on tärkeää, jotta oikea henkilö pystyisi tekemään maksatushakemuksen.

Maksatushakemus jätetään viimeistään 4 kuukautta kunkin kauden jälkeen (5 kuukautta haettaessa loppumaksatusta). Maksatusta on mahdollista hakea vain kustannuksista, jotka kansalliset tarkastajat ovat hyväksyneet.

Taloudellinen raportti
Luodessanne maksatushakemusta Min Ansökan/Hakemukseni -toiminnossa menot ja vastinrahoitus on rekisteröitävä ”Taloudelliseksi raportiksi” kutsutussa järjestelmän osassa. Myös kustannuksia ja vastinrahoitusta todentavat kansallisten tarkastajien antamat todistukset ja tilillepanoilmoitukset voidaan kopioida palvelimeen. Ladatkaa sinne myös BIC-IBAN -tunnusta sekä oikeuttanne edustaa tuensaajaa (toiminimen merkitsemistä) koskeva todistus, ellei niitä ole lähetetty aiemmin. Teidän ei tarvitse liittää hakemukseen kirjanpidon pääkirjaa tai kansallisten tarkastajien muistilistoja.

Esitettävä hankebudjetti on viimeisin ajankohtainen hankkeen tukipäätöksen nojalla tehty budjetti.  Määrät päivitetään jokaisessa maksatushakemuksessa siten, että aina näytetään viimeisimmän päätöksen mukaisia tietoja. Pakollisesti täytettävät sarakkeet on merkitty *-symbolilla. Huomioikaa, ettei Pohjoinen-ohjelma käytä joitakin pakollisista sarakkeista. Sen johdosta on hyvä lisätä nolla (0) tositenumero- ja tositeteksti, tili- ja tilinumerosarakkeisiin. Kirjanpitopäivää ja maksupäivää koskeviin sarakkeisiin voitte kirjoittaa raportointikauden alkamis- ja päättymispäivän. Ohjelma-alueen ulkopuolella olevien tuensaajien menot tilitetään valitsemalla ”ohjelma-alueen ulkopuolinen toiminta” -vaihtoehto erityistä toimintaa koskevassa sarakkeessa.

Ilmoittakaa kustannukset kumppani- ja kustannuslajikohtaisesti kansallisen tarkastajan kutakin kumppania koskevassa todistuksessa hyväksymien määrien mukaisesti. Luokaa jokaisen kumppanin kustannuslajia varten rivi ja täyttäkää siihen määrät, jotka kansalliset tarkastajat ovat hyväksyneet kunkin kumppanin osalta. Kuluja ei tarvitse ilmoittaa tositetasolla, vaan todistuksessa ilmoitetut määrät riittävät.

Huomioikaa, etteivät maksatushakemuksessa ilmenevät kustannukset saa ylittää tukipäätöksen mukaisia kokonaisbudjetin menoja. Määrätty joustavuus kunkin kustannuslajin kohdalla budjettiin verrattuna on sallittua, mutta kokonaisbudjettia ei saa ylittää. Hyväksyttäviä ovat 20 % suuruiset budjettimuutokset, tai korkeintaan 5 000 euron suuruiset mutta 20 % rajan ylittävät muutokset yksittäisissä kustannuslajeissa ilman, että yhteisen sihteeristön tarvitsee tehdä muutospäätöstä.  Budjettimuutosta koskeva selitys on kuitenkin jätettävä maksatushakemuksen yhteydessä jätettävässä väliraportissa.

Kustannuksiin suhteutettu riittävä vastinrahoitus on ilmoitettava voidaksenne lähettää maksatushakemuksen. Ilmoittakaa kauden aikana maksettu vastinrahoitus. Ilmoittakaa vastinrahoituksen määrä, vastinrahoittaja ja rahoituksen vastaanottanut tuensaaja.  Kun tuensaaja on itse rahoittaja, on mahdollista ilmoittaa hyväksyttyjen menojen prosentuaalinen osuus. Jos tuensaaja esimerkiksi rahoittaa 20 % omista menoistaan, voidaan rekisteröidä 200 euroa vastinrahoituksena, jos asianomaisen tuensaajan hyväksytyt menot ovat 1 000 euroa.

Jos ulkoista rahoitusta ei ole maksettu kauden aikana, se korvataan tuensaajan omalla rahoituksella. Se tarkoittaa, että jos ulkoisen rahoittajan aikomuksena on rahoittaa 15 % kauden kuluista, mutta maksusuoritusta ei ole tapahtunut raportointikauden aikana, merkitään vastaava määrä sen tuensaajan ”maksamaksi”, jolla on ollut menoja. Tilapäinen oma rahoitus oikaistaan tulevien maksatusten valmistelussa, kun ulkoinen rahoitus on saatu ja todennettu.

Kun kaikki budjettia ja vastinrahoitusta koskevat tiedot on täytetty, EU-tuen laskenta tapahtuu automaattisesti järjestelmään tilitettyjen kustannusten ja vastinrahoituksen mukaan.

Väliraportti
Maksatushakemuksen toista osaa Hakemukseni-toiminnossa kutsutaan ”väliraportiksi” Sieltä kopioidaan palvelimeen tilityskauden aikana hanketyötä kuvaava kirjallinen raportti. Käyttäkää ohjelman malleja sekä niihin kuuluvia mahdollisia liitteitä kirjallista raporttia varten. Ne saadaan ”Asiakirjat – lomakkeet ja mallit” -toiminnosta, ”Maksatushakemus”-otsikon alta. Norjalaisen hankekumppanin kanssa toimivat ja EU-tukea hakevat antavat ”Norjan budjetti” -välilehden alla Norjan budjetin käyttöön liittyviä tietoja. Norjalainen kumppani hakee itse IR-varojen maksatusta Norjan järjestelmässä.

Kirjallisessa väliraportissa on tilaa elinkeinoelämän organisaatioiden tai yritysten osallistumisen tai hanketoiminnan vaikutusten kuvaukselle. Ajankohtaisissa tapauksissa oheistatte myös ”Elinkeinoelämän osallistumista” koskevan liitteen, joka sisältää yrityksiä koskevia tietoja (yrityksen nimi, tunnus ja yhteystiedot).

Rekisteröikää järjestelmään myös aktiviteetti-indikaattoreiden tuotos. Tehkää se myös maksatushakemuksen ”tilanneraportit”-osiossa. Pystyäksenne tilittämään hankkeen saavuttamat aktiviteetti-indikaattorit, on tärkeää että kokoatte jatkuvasti tarvittavia tietoja (esim. osallistujien sukupuoli ja ikä sekä ovatko yritykset naisten vai miesten omistamia). Lue lisää eri indikaattoreiden määritelmistä ja mittayksiköistä tästäHuomaa, että jokaisessa raportoinnissa pitää ilmoittaa kertynyt lopputulos.

Pystyäksenne rekisteröimään yrityksiä koskevia indikaattoreita, teidän on ensin rekisteröitävä asianomaiset yritykset ”Indikaattoriorganisaatioiden käsitteleminen” -otsikon alle. Yritykset rekisteröidään siellä maan ja yritystunnuksen mukaan. Vasta kun yritykset on rekisteröity, voitte tallentaa tuotoksen ”Indikaattorituotos”-otsikon alle valitsemalla yritykset ”Indikaattoriorganisaatioiden käsitteleminen” -otsikon alle luomastanne listasta. (Ks. Min Ansökan/Hakemukseni -oppaasta indikaattoriorganisaatioiden käsittelyä ja indikaattorituotosten rekisteröintiä koskevia tietoja).

Lähettäkää maksatushakemus sähköisesti
Kun kaikki kentät on täytetty ja pakolliset liitteet ladattu, hakemus tallennetaan ja lähetetään. Kun sähköinen hakemus on lähetetty, se katsotaan saapuneeksi. Jos jokin pakollinen kenttä on jäänyt täyttämättä, se näkyy punaisena, eikä eteneminen ole mahdollista. Maksatushakemuksen voi tulostaa PDF-muodossa.

Allekirjoittakaa saatekirje ja lähettäkää se Hallintoviranomaiselle
Kun hakemus on lähetetty sähköisesti, teidän tulee tulostaa saatekirje. Saatekirje sisältää joitakin tarkastustietoja, ja johtavan tuensaajan toiminimenkirjoittajan tulee allekirjoittaa se ja lähettää sähköpostitse hallintoviranomaiselle.

Maksatus
Sihteeristön ja hallintoviranomaisen käsittelijä valmistelee sen jälkeen maksatushakemuksen. Sihteeristön käsittelijä hyväksyy väli- ja loppuraportin, kun taas hallintoviranomaisen käsittelijä käy läpi taloudellisen raportin. Epäselvyyksien ja täydennettävien tietojen osalta käsittelijät ottavat yhteyttä teihin, jotta raportit voitaisiin hyväksyä. Täydennysaikaa annetaan tavallisesti kaksi viikkoa tai käsittelijän ja hakijan välisen sopimuksen mukaisesti.

Hallintoviranomainen suorittaa maksatuksen johtavalle tuensaajalle, kun molemmat raportit on hyväksytty. Johtava tuensaaja maksaa tuen edelleen muille tuensaajille. Johtava tuensaaja jakaa sen jälkeen tuen mahdollisimman nopeasti muiden tuensaajien kesken.

Update 3.6.2020