Jokaisen tuensaajan on viimeistään kuukausi raportointikauden jälkeen lähetettävä menoja ja rahoitusta koskeva selvitys maansa kansalliselle tarkastajalle (poikkeuksena loppuselvitys, joka on lähetettävä viimeistään kaksi kuukautta raportointikauden jälkeen). On tärkeää, että tuensaajat tekevät selvityksen niin pian kuin mahdollista, jotta johtava tuensaaja seuraavassa vaiheessa ehtisi lähettää maksatushakemuksen ajoissa Hallintoviranomaiselle.

Kukin tuensaaja koostaa asianomaisen raportointikauden menot ja vastaanotetun rahoituksen raportointilomakkeella, joka löytyy sivuston Lomakkeet ja mallit -otsikosta. Lomakkeeseen ilmoitetaan asianumero, joka käy ilmi tukipäätöksestä. Ruotsalainen kumppani ilmoittaa asianumeron lisäksi kansalliselle tarkastajalle tehtävän raportoinnin diariointinumeron. Ruotsalaiset tuensaajat ilmoittavat myös lomakkeessa kansallista tarkastusta koskevan diaarinumeron. Diaarinumero on toimitettu ruotsalaiselle tuensaajalle hankkeen käynnistyksen yhteydessä.

Huolehtikaa siitä, että raportointilomakkeella ilmoitettavat tilit ja määrät täsmäävät kirjapitoaineistonne kanssa (esim. pääkirjan). Pääkirjaotteen kauden on täsmättävä raportointikauden kanssa. Raportointilomakkeella ilmoitettujen tilinumeroiden on löydyttävä helposti pääkirjasta. Menoja ei saa tilittää kustannuspaikoittain lomakkeella, vaan erittely tapahtuu tilitasolla. Muistakaa antaa selvitys sekä meno- että tulotileistä.

Esimerkki siitä kuinka selvityslomake täytetään.

Ex på redovisningblankett fylls i

On suositeltavaa että pääkirjaote aloitetaan 3. tililuokasta, minkä jälkeen seuraa 4.- 9. tililuokka. Luokkien tulisi sisältää vähintään asianomaiset tiedot (ks. myös kuvan esimerkkiä):

  • Tositenumero
  • Tositeteksti
  • Kirjanpitopäivä
  • Tili
  • Tilin nimi
  • Toimittaja
  • Määrä

huvudboksutdrag (fin)

Selvityslomakkeen lisäksi on jokaiseen raporttiin liitettävä pääkirja ja raportointikauden väliraporttti. Väliraporttimalli löytyy Lomakkeet ja mallit -toiminnosta. Ensimmäisellä raportointikerralla toimitetaan myös kaikkien tositteiden kopiot, toiminimen merkitsemistodistus sekä ”Kyselylomake hallinnolliset käytännöt.

Asianomaisissa tapauksissa oheistetaan myös alla olevat asiakirjat:

  • Työsopimus ja/tai jokaisen hanketyöntekijän työnkuva. Asiakirjasta tulee ilmetä työntekijän työtehtävät hankkeessa sekä työsuhteen laajuus ts. kokopäivätyö, kiinteämääräinen osa-aikatyö, osa-aikatyö jossa työtuntien määrä vaihtelee tai tuntityö
  • Tilittäessänne kansalliselle tarkastajalle, teidän on tiivistettävä kaikki palkkamenot malliin (Henkilöstökustannusten yhteenveto), jonka lähetätte yhdessä itse tilityksen kanssa. Malli sisältää myös sen täyttöohjeet.
  • Palkkaeritelmät, tai muut samankaltaiset dokumentit jotka voidaan rinnastaa palkkaeritelmiin, mahdollisten päivärahojen osalta
  • Osa-aikatyötä vaihtelevalla tuntimäärällä tekevien hanketyötekijöiden työaikaraportit. Työaikaraportit voivat olla otteita sähköisestä työajan laskentajärjestelmästä tai ohjelman mallin mukaisia.
  • Osto/hankintaperusteet
  • Tiedotusmateriaalit (esim. ilmoitukset, esitteet tai artikkelit)

Yllä olevat asiakirjat liitetään seuraaviin raportteihin vain, jos olosuhteissa on tapahtunut muutos kuten esim. kuukausipalkan muutos tai toimivaltaisen toiminimen merkitsijän vaihdos. Muut sopimukset oheistetaan vain kerran, tai jos niissä tapahtuu jonkinlainen muutos.

Saadun vastinrahoituksen todentavat perusteet kuten esim. tilillepanoilmoitukset tai tiliotteet, on oltava saatavilla tuensaajan luona, jos niitä kysytään.

Toteutusta käsittelevästä kappaleesta ja Kustannuslaji-otsikon alta voitte lukea, millaisia perusteita vaaditaan eri kustannuslajien sekä kulujen ja rahoituksen todentamiseksi.

Ruotsalaiset tuensaajat lähettävät raportointilomakkeen liitteineen Norrbottenin lääninhallituksen sähkö postio soitteeseen Norrbotten@lansstyrelsen.se

Täältä löydät lisätietoa raportoinnista kansalliselle tarkastajalle.


Suomalaiset tuensaajat lähettävät aineistonsa hankkeessa kilpailutetulle tarkastajalle.


Kansallinen tarkastaja tutkii sen jälkeen toimitetun aineiston varmistaakseen, että selvitykset noudattavat tukipäätöstä. Tarkastaja arvioi mm. että raportti koskee todellisia kuluja ja rahoitusta, että aktiviteetit on toteutettu, ja että voimassa olevia lakeja ja määräyksiä on noudatettu. Selvitysten tarkastus tapahtuu sekä asiakirjatarkastuksina, että paikalla suoritettuina tarkastuksina. Paikalla tapahtuvassa tarkastuksessa kansallinen tarkastaja vierailee tuensaajan luona ja käy läpi selvitysaineiston paikan päällä. Jos tarkastus tapahtuu paikan päällä, tuensaaja saa ilmoituksen siitä hyvissä ajoin pystyäkseen valmistautumaan vierailuun.

Kansallisen tarkastajan tutkittua aineiston, tuensaajalta pyydetään mahdollisesti täydennyksiä. Kun täydennykset on tutkittu ja hyväksytty, tarkastuksen katsotaan valmistuneen, jolloin laaditaan hyväksytyt kulut ja hyväksytyn rahoituksen kattava todistus. Todistus lähetetään sähköisesti tuensaajalle, joka toimittaa sen edelleen johtavalle tuensaajalle.

Update 12.03.2020