När det gäller kostnader för extern sakkunskap och externa tjänster ska utgifterna endast omfatta följande tjänster och sakkunskap (som tillhandahålls av ett offentligt eller privat organ eller annan fysisk person än stödmottagaren för insatsen);
- Studier eller kartläggningar, t.ex. utvärderingar, strategier, projektbeskrivningar, konstruktionsritningar eller handledningar
- Utbildning
- Översättningar
- Utveckling, ändring och uppdatering av IT-system och webbplatser
- Marknadsföring, kommunikation, reklam eller information i samband med en insats eller ett samarbetsprogram
- Ekonomisk förvaltning
- Tjänster i samband med anordnande och genomförande av evenemang eller möten, bl.a. hyra, catering eller tolkning
- Deltagande i evenemang, t.ex. deltagaravgifter
- Juridisk rådgivning och notarietjänster, teknisk och ekonomisk sakkunskap samt andra konsult- och redovisningstjänster
- Immateriella rättigheter
- Kontroller enligt artikel 125.4 a i EU-förordning 1303/2013 och artikel 23.4 i EU-förordning 1299/2013. (Dessa kontroller avser nationella kontroller och närmare bestämt de finska partnernas kostnader för att få intyg från nationella kontrollanter. Svenska partners har ingen kostnad för denna kontroll eftersom Länsstyrelsen i Norrbotten bekostar detta.)
- Kostnader på programnivå för attestering och revision enligt artiklarna 126 och 127 i EU-förordning 1303/2013
- Garantier som tillhandahålls av en bank eller något annat finansinstitut när detta krävs enligt unionens eller medlemsstatens lagstiftning eller i ett programdokument som antagits av övervakningskommittén
- Resor och logi för externa experter, talare, mötesordförande samt tjänsteleverantörer
- Andra specifika sakkunskaper och tjänster som behövs för insatsen
Finska projektpartners ska redovisa sin kostnad för nationell kontrollant under detta kostnadsslag.
Utgifter för underleverantörskontrakt eller konsultavtal är inte stödberättigande om anlitandet av en underleverantör ökar kostnaden för projektet utan att tillföra motsvarande värde.
Tänk på att externa tjänster ofta omfattas av upphandlingsregler. Om stödmottagaren är en offentlig upphandlande enhet måste lagar och regler kring offentlig upphandling följas. En stödmottagare som inte omfattas av lagen om offentlig upphandling ska vid köp, hyra och leasing behandla leverantörer på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt. Upphandlingar ska genomföras på ett öppet sätt och principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet ska följas.
Läs mer om dessa regler i avsnittet om Upphandling.
Kraven på dokumentation vid upphandlingsförfaranden kan skilja sig åt beroende på typ av aktör och i vilket land som upphandlingen genomförs i.
Vid en väl dokumenterad upphandling bör åtminstone följande dokument finnas tillgängliga hos stödmottagaren för en eventuell kontroll:
- Annons för upphandlingen
- Information om var annonsering har skett
- Förfrågningsunderlag/kravspecifikation
- Mottagna anbud
- Utvärdering av anbud
- Beslut om vald leverantör och eventuella avslag
- Eventuella överklagningar
- Avtal med leverantör där avtalets värde framgår (totalbelopp eller timpris)
- Fakturaunderlag
- Betalningsbevis (t.ex. betalningsunderlag från bank)