Suomessa Kela voi maksaa organisaatioille korvauksia työntekijöiden sairaspäivärahoista. Jos nämä korvaukset liittyvät hankkeen työntekijöihin, miten ne tulisi raportoida kansalliselle tilintarkastajalle?
Mahdollinen Kela korvaus vähentää hankkeen henkilöstökustannuksia korvauksen saamisen aikana. Jos korvausta ei ole vielä saatettu maksuun hankkeen loppuraportin ja loppumaksatuksen yhteydessä, on suositeltavaa ottaa yhteyttä hallintoviranomaiseen.
Voivatko ohjausryhmän matka- ja majoituskustannukset sisältyä hankkeen kustannuksiin?
Kyllä. Ottakaa huomioon että jos ohjausryhmän jäsen ei edusta tuensaajan organisaatiota, on kustannukset selvitettävä asiantuntija- ja ulkopuoliset palvelut- kustannuslajiin. Muussa tapauksessa kustannukset selvitetään matkat ja majoitus- kustannuslajiin.
Miten budjetti eritellään Min ansökan systeemissä?
EU-budjetille on oma välilehti Min ansökan systeemissä, jolle budjetti täytetään. Ohjelmassa käytetään kumppanuusbudjetteja, minkä johdosta jokaisella tuensaajalla on oltava oma budjetti. Välilehdille täytettyjen johtavan tuensaajan ja muiden tuensaajien tietojen pohjalta luodaan sarake jokaisen tuensaajan budjettia varten.
Norjan budjettitiedot kirjataan samalla tavoin kuin EU-budjetti. Pari eroa on kuitenkin huomioitava. Tutkimus- ja innovointihankkeiden kohdalla välillisten kustannusten kiinteässä prosenttiosuudessa on noudatettava Tutkimusneuvoston voimassa olevia määriä. Kehityshankkeiden kohdalla katto on 650 NOK tunnilta sisältäen overhead-kulut. IR-varat voivat rahoituksessa kattaa korkeintaan 50 % kokonaisrahoituksesta.
Katso EU-budjettia koskevaa ohjeistusta tai ota kysymyksien osalta yhteyttä Norjan sihteeristöön.
Voiko kumppaneilla olla yhteinen projektinvetäjä?
Kyllä, mutta tätä kulua ei ole mahdollista jakaa kustannusbudjetissa kumppaneiden välillä. Pidä mielessä, että muut kumppanit voivat sen sijaan vastata muista projektikuluista.
Onko laskutus mahdollista hankekumppaneiden välillä?
Projektikumppaneiden välistä laskutusta tulisi välttää kaksinkertaisen rahoituksen riskin vuoksi. Parempi vaihtoehto on, että eri tuensaajat ovat vastuussa erilaisten projektitoimintojen maksamisesta. Jos toteutetaan yhteinen hankinta, toimittajan on laskutettava kumpikin yhteistyökumppani erikseen.
Onko mahdollista järjestää aktiviteetteja ohjelma-alueen ulkopuolella?
Ohjelma-alueen ulkopuolisia kustannuksia koskevat erityissäännöt. Jos hankkeen toimenpiteiden toteutuksessa syntyy kustannuksia (esim. matkoja) Ruotsin, Suomen tai Norjan ulkopuolelta, on niistä aina sovittava hankekäsittelijän kanssa ja hyväksyttävä.
Onko hankkeen arvonlisävero tukikelpoinen kustannus?
Arvonlisävero on hankkeen hyväksyttävä (tukikelpoinen) kustannus vain siinä tapauksessa, että hakija pystyy osoittamaan veron jäävän itselleen lopulliseksi kustannukseksi. Tässä tapauksessa tuensaajan tulee esittää verohallinnolta saatu selvitys siitä, jääkö arvonlisävero ko. hankkeen toiminnasta tuensaajalle lopulliseksi menoksi. Alkuvaiheessa voitte lähettää todistuksen, jonka esimerkiksi organisaation talouspäällikkö on laatinut, mutta viimeistään ensimmäisen kansalliselle tarkastajalle lähetetyn selvityksen yhteydessä teidän on toimitettava verohallinnolta saatu selvitys.
Miten henkilöstökulut raportoidaan?
Jokaisella hanketyöntekijällä on oltava työsopimus tai työnkuva. Asiakirjasta tulee ilmetä työntekijän työtehtävät hankkeessa sekä työsuhteen laajuus ts. kokopäivätyö, kiinteämääräinen osa-aikatyö, osa-aikatyö jossa työtuntien määrä vaihtelee tai tuntityö. Palkkakuitti tulee liittää mukaan kustannusperusteeksi.
Henkilöstökustannusten raportoimiseen on olemassa useampi vaihtoehto. Lue lisää kohdasta Kustannuslajit.
Miten toimituskulut ja hallinnolliset kulut raportoidaan?
Toimisto- ja hallintomenot voidaan esittää kirjanpidossa kahdella eri tavalla, joko suorina tai välillisinä kustannuksina. Välillisiä kustannuksia syntyy esimerkiksi kun tuensaaja käyttää hankkeessa puhelinta, toimitiloja ja tietokoneita, jotka tämä muutoin kustantaisi varsinaisessa toiminnassaan. Mikäli hankkeessa syntyy välillisiä kustannuksia, näistä maksetaan välillisiä kustannuksia, joka on enintään 15 % suorista henkilöstökustannuksista. Kiinteämääräistä korvausta käytettäessä tähän kustannuslajiin kuuluvia kuluja ei tarvitse todentaa perusteilla (esim. laskuilla tai muilla kirjanpitotositteilla).
Mikäli hankkeessa ei synny välillisiä kustannuksia, kirjataan tähän kustannuslajiin kuuluvat mahdolliset kulut suorina kustannuksina. Nämä kulut tulee vahvistaa kirjanpito- ja laskutosittein.
Huomioi että kaikkien hankkeen partnereiden (myös norjalaisten) on ilmoitettava tämän tyyppiset kustannukset samalla tavalla! Toisin sanoen yksi partneri ei voi ilmoittaa kuluja suorina ja toinen taas välillisinä.
Miten välilliset kulut arvioidaan?
Hankkeiden taloudellisen tilityksen yksinkertaistamiseksi ohjelmassa on mahdollista saada vakiosummana rahoitus välillisille kuluille, jos projektin toteuttaminen aiheuttaa välillisiä kuluja. Ohjelman mahdollistama vakiorahoitus on korkeintaan 15 % omista henkilökuntakuluista.
Min ansökan/ Hakemuksessa on kululaji vakiokuluille. Hakemusta valmisteltaessa arvioidaan, aiheuttaako hanke välillisiä kuluja. Mitään vaatimusta ei ole sille, että laskentamallia täytyy selvittää, eikä välillisiä kuluja koskevaa kirjanpitoa myöskään tarvitse esittää.
Mitä tarkoitetaan sillä, että vain käteisvaroja hyväksytään vastinrahoitukseksi?
Uutuus, Pohjoinen-ohjelmassa 2014-2020 on, että myös yksityinen vastinrahoitus tuottaa EU-tukea. Ainoastaan käteisvarat hyväksytään vastinrahoituksena.
Yksi esimerkki hyväksyttävästä vastinrahoituksesta on ulkopuolinen rahoittaja, joka maksaa käteisvaroja hankkeelle. Toinen esimerkki on, että hankekumppani itse rahoittaa osan omista kustannuksistaan käteisvaroin. Jos hankekumppani tässä tapauksessa on julkinen organisaatio, katsotaan oma vastinrahoitus julkiseksi vastinrahoitukseksi, mutta jos hankekumppani on yksityinen organisaatio, katsotaan oma vastinrahoitus yksityiseksi vastinrahoitukseksi.
Huomatkaa, että teidän täytyy hakea vastinrahoitusta valitsemaltanne vastinrahoittajalta, ja se on tehtävä hyvissä ajoin.
Voiko projektiin sisältyä omaa/talkootyötä?
Ei, Pohjoinen- ohjelmassa hyväksytään vain käteisrahoitusta.
Voivatko edustuksen kustannukset olla tukikelpoisia?
Kyllä. Edustuskulujen kirjaamismahdollisuudet ovat hyvin rajalliset. Edustuskulut voivat kuitenkin olla tukikelpoisia, mikäli edustaminen on hanketoiminnan kannalta välttämätöntä. Mikäli hankkeen kirjanpitoon merkitään edustuskuluja, päätöksessä kuvatun kustannusten ja hanketoiminnan yhteyden tulee käydä selvästi ilmi. Edustuskulujen osanottajalista tulee liittää kansalliselle tarkastajalle annettavaan selvitykseen. 1–2 viini- tai olutlasillisen aiheuttamat kustannukset voidaan hyväksyä, mutta alkoholikustannukset eivät yleensä ole tukikelpoisia.
Onko lomapalkkavelka tukeen oikeuttava kustannus?
Ei.
Voiko yritys olla EU: n tuensaaja sekä vastaanottaja?
Kyllä. Yrityksen itsensä pitäisi olla yhteisrahoitettu. Hakemuksenne käsittelyssä otetaan huomioon EU:n kilpailulainsäädäntöön kuuluvat valtiontukisäännökset, joiden tarkoitus on varmistaa sisämarkkinoiden toimivuus. Säännösten mukaan valtiontuet ovat lähtökohtaisesti kiellettyjä. Keskeiset säännökset löytyvät Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen (EUT) artikloista 107–109.
Interreg Pohjoinen –ohjelmassa sovellettavia poikkeuksia voivat olla vähämerkityksinen tuki (de minimis) ja ryhmäpoikkeus.
Vähämerkityksisellä tuella, de minimis, tarkoitetaan, että yhdelle tukea saavalle yritykselle tai konsernille on mahdollista myöntää tukea enintään 200 000 euroa kolmen verovuoden aikana (kuluva vuosi ja sitä edeltävät kaksi verovuotta). Tuensaajan tulee pystyä todistamaan, että hankkeeseen kuuluu valtiontukea saavia toimia ja selvittämään näiden vastaavuus poikkeuksia koskevien säännösten kanssa. De minimis -tuen myöntämiseen vaaditaan, että hakija jättää selvityksen hänelle jo myönnetystä ja maksetusta vähämerkityksisestä tuesta ja ettei tuen määrä ylitä vähämerkityksiselle tuelle asetettua enimmäismäärää.
Yleisessä ryhmäpoikkeusasetuksessa (komission asetus 651/2014) määritellään, millaiset tuet ja tukiohjelmat ovat lähtökohtaisesti hyväksyttäviä eivätkä edellytä ennakkoilmoitusta ja komission ennakkohyväksyntää. Ryhmäpoikkeusten piiriin kuuluu tukiohjelmia ja tukia, joiden hyötyjen voidaan lähtökohtaisesti arvioida ylittävän mahdolliset kilpailun vääristymät sisämarkkinoilla. Asetuksen mukaisilla valtiontuilla edistetään talouskasvua, työllisyyttä ja muita yhteisiä tavoitteita.
Onko rajanylityspaikassa pakollisten Covid-19-testien kustannukset tukikelpoisia?
Kyllä. Jos matka liittyy projektitoimintaan ja rajanylityspaikoilla suoritettavista pakollisista covid-19-testeistä aiheutuu kustannuksia, nämä kustannukset voidaan nähdä tukikelpoisina. Omaa henkilöstöä koskevat kustannukset käsitellään matkakustannuksina, ja ne ilmoitetaan kustannuslajissa “Matkailu ja majoitus”. Jos kustannukset koskevat ulkopuolista henkilöä, esim. konsulttia tai luennoitsijaa, kustannukset on ilmoitettava kohdassa “Ulkopuoliset asiantuntijat ja palvelut”.
Page updated 18.06.2021