Henkilöstökustannukset
Henkilöstökustannukset saavat koostua ainoastaan todellisista palkkakustannuksista ja palkkoihin suoraan liittyvistä kustannuksista, esimerkiksi veroista ja sosiaaliturvamaksuista, mukaan lukien eläkkeet.
Henkilö katsotaan työntekijäksi, kun organisaatio maksaa hänelle korvauksen hankkeessa tehdystä työstä palkkana/palkkiona, mukaan lukien palkan sivukulut. Tämä pätee myös, vaikka henkilöllä ei olisi vakituista työsuhdetta organisaatiossa. Kyseessä voi olla esimerkiksi palkkio osallistumisesta hanketyöhön tietyssä tilanteessa, kuten ohjausryhmän kokoukseen tai musiikkitapahtumaan. Kyse voi myös olla tilanteesta, jossa palkka/palkkio maksetaan tietystä palvelusta, mutta palvelua ei voida laskuttaa, koska sen suorittanutta henkilöä ei ole rekisteröity yritysveroa varten.
Huomaa, että työntekijöiden mahdolliset päivärahat ja matkakulut (mukaan lukien mahdolliset sosiaaliturvamaksut) on ilmoitettava kohdassa Matkat ja majoitus, ei kohdassa Henkilöstökustannukset.
Henkilöstökustannusten tukikelpoisuudelle asetettavat perusvaatimukset:
- Hankekirjanpito ja maksaminen: Kustannukset ovat syntyneet hankkeessa tehdyn työn yhteydessä, toisin sanoen tuensaajalla ei olisi ollut näitä kustannuksia ilman hanketta. Kustannusten on oltava kirjattu hankkeen kirjanpitoon, mikä todistetaan liittämällä pääkirja kansalliselle tarkastajalle toimitettavaan selvitykseen. Kustannusten on oltava maksettu ennen niiden raportointia kansalliselle tarkastajalle. Maksukuittien (esimerkiksi pankin maksutositteiden) on oltava saatavilla tarkastusta varten, ja ne on toimitettava pyynnöstä kansalliselle tarkastajalle.
- Henkilöstökustannusten yhteenveto: Kaikki palkkakustannukset on ilmoitettava henkilöstökustannusten yhteenvedossa, joka liitetään kansalliselle tarkastajalle toimitettavaan selvitykseen. Henkilöstökustannusyhteenvedon mallissa on yhteenvedon täyttöohjeet. Jos mallin avulla laskettava määrä on suurempi kuin kirjattu määrä, kirjattu määrä on tukikelpoinen. Jos mallin avulla laskettava määrä on pienempi kuin kirjattu määrä, laskettu määrä on tukikelpoinen.
- Työsopimus/työnkuvaus: Jokaisella hankkeen työntekijällä on oltava työntekijän ja organisaation edustajan allekirjoittama työsopimus tai työnkuvaus, jolla vahvistetaan työskentely hankkeessa. Työnkuvausmallia on hyvä käyttää, sillä työsopimus ei useinkaan sisällä kaikki vaadittavia tietoja. Työsopimus tai työnkuvaus toimitetaan kansalliselle tarkastajalle ensimmäisellä raportointikerralla, jolloin ilmoitetaan palkkakustannukset, ja sen jälkeen tietojen muuttuessa. Asiakirjoista on käytävä ilmi työntekijän työtehtävät hankkeessa sekä työsuhteen laajuus (kokoaikatyö, kiinteän prosenttiosuuden mukainen osa-aikatyö, osa-aikatyö, jossa työtuntien määrä vaihtelee, tai tuntityö).
- Palkkalaskelma: Palkkalaskelmien (tai vastaavien palkkalaskelmaan rinnastettavien asiakirjojen) on oltava saatavilla mahdollista tarkastusta varten, ja ne on tarvittaessa liitettävä kansalliselle tarkastajalle toimitettavaan selvitykseen, esimerkiksi ensimmäisellä raportointikerralla ja palkantarkistuksen yhteydessä. Palkankorotukset voidaan ilmoittaa uuden palkan voimaantulokuukautena edellyttäen, että uusi palkka on kirjattu ja maksettu viimeistään silloin, kun kansalliselle tarkastajalle raportoidaan.
- Työaikaraportit: Vaihtelevaa tuntimäärää tekevien osa-aikaisten työntekijöiden sekä tuntityöntekijöiden työaikaraportit on liitettävä kansalliselle tarkastajalle toimitettavaan selvitykseen. Päivittäiset työtunnit sisältävistä työaikaraporteista on käytävä ilmi 100 prosenttia työntekijän työajasta, ja niiden on oltava työntekijän ja organisaation edustajan allekirjoittamia. Työaikaraportit voivat olla otteita sähköisestä työajan seurantajärjestelmästä tai ohjelman oman työaikaraporttimallin Sähköisiä työaikaraportteja ei tarvitse allekirjoittaa manuaalisesti, jos toimivaltainen henkilö on vahvistanut/allekirjoittanut ne järjestelmässä. Työajan seurantaa ei tarvita kokoaikaisten työntekijöiden osalta eikä sellaisten osa-aikaisten työntekijöiden osalta, joiden kuukausittain työaika on kiinteän prosenttiosuuden mukainen!
Henkilöstökustannusten raportoinnin vaihtoehdot:
a) Kokoaikainen työsuhde
b) Osa-aikainen työsuhde, jossa kuukausittainen työaika on kiinteän prosenttiosuuden mukainen
c) Osa-aikainen työsuhde, jossa työtuntien määrä vaihtelee kuukausittain
d) Tuntityöntekijä
a) Kokoaikainen työsuhde
Työntekijä työskentelee hankkeessa kokoaikaisesti, ja kunkin kuukaudet todelliset palkkakustannukset ovat tukikelpoisia. Lähtökohtana on kauden palkkalaskelma. Vuosiloma ja sairauspoissaolot sekä mahdolliset palkanlisät (esimerkiksi vanhempainvapaalisä) saavat sisältyä kauden palkkakustannuksiin. Jos työntekijä on esimerkiksi ollut virkavapaalla tai vanhempainvapaalla tai hoitanut sairasta lasta jonain päivänä, kyseisen kuukauden todelliset palkkakustannukset pienenevät.
Esimerkki: Hankkeessa kokoaikaisesti työskentelevän työntekijän kuukausipalkka on 4 000 euroa (mukaan lukien palkan sivukulut). Eräänä kuukautena hän oli vanhempainvapaalla muutaman päivän ja sai sen vuoksi vähemmän palkkaa. Tästä palkasta tulee kyseisen kuukauden tukikelpoinen palkkakustannus.
b) Osa-aikainen työsuhde, jossa kuukausittainen työaika on kiinteän prosenttiosuuden mukainen
Työntekijä työskentelee ennalta määrätyn osuuden työajastaan hankkeessa (osuus on vahvistettava työnkuvauksessa), ja kyseinen osuus hänen kokonaispalkkakustannuksistaan on siksi tukikelpoinen. Lähtökohtana on kauden palkkalaskelma. Vuosiloma ja sairauspoissaolot sekä mahdolliset palkanlisät (esimerkiksi vanhempainvapaalisä) saavat sisältyä kauden palkkakustannuksiin. Jos työntekijä on esimerkiksi ollut virkavapaalla tai vanhempainvapaalla tai hoitanut sairasta lasta jonain päivänä, kyseisen kuukauden todelliset palkkakustannukset pienenevät. Todellinen työaika voi vaihdella eri raportointikausina, mutta koko hankeaikana tehdyn työajan on vastattava ilmoitettua prosenttiosuutta.
Esimerkki: Työntekijän kuukausipalkka on 3 000 euroa (mukaan lukien palkan sivukulut) kokoaikaisen työn mukaan laskettuna. Henkilö tekee osa-aikatyötä, joka on 80 prosenttia kokoaikaisesta työstä, ja puolet tästä ajasta hän työskentelee hankkeessa. Kuukausittainen tukikelpoinen palkkakustannus lasketaan seuraavasti: 3 000 euroa x 80 %:n työskentelyaste x 50 %:n osuus hankkeessa = 1 200 euroa (edellyttäen ettei poissaoloja ole raportoitu).
c) Osa-aikainen työsuhde, jossa työtuntien määrä vaihtelee kuukausittain
Työntekijä työskentelee vaihtelevan osuuden ajastaan hankkeessa. Palkkakustannukset lasketaan kertomalla tuntikustannus hankkeessa työskennellyllä tuntimäärällä. Huomioi, että vuosilomaa, sairauspoissaoloja ja muita poissaoloja ei raportoida hankkeessa! Tuntikustannus lasketaan seuraavan kaavan mukaisesti: kuukausipalkka ml. palkan sivukulut x 12 (kuukautta ) / 1 720 tuntia. Huomatkaa, että lomarahakorvaus sisältyy laskelmaan. Vuosityöaika on EU:n asetuksen yksinkertaistamismallin mukainen, ja se koskee kaikkia työntekijöitä yksilöllisistä eroista riippumatta.
Esimerkki: Työntekijän kuukausipalkka on 3 200 euroa (mukaan lukien palkan sivukulut). Tuntikustannus lasketaan seuraavasti: 3 200 euroa x 12 kk / 1 720 tuntia = 22,33 euroa/tunti. Työntekijä on työskennellyt hankkeessa 47 tuntia. Laskettu palkkakustannus on 47 tuntia x 22,33 euroa/tunti = 1 049,51 euroa. Kirjattu palkkakustannus on 1 025 euroa, mikä on pienempi kuin laskettu palkkakustannus. Kirjattu määrä on tukikelpoinen.
d) Tuntityöntekijä
Työntekijä tekee tuntityötä. Tukikelpoiset palkkakustannukset lasketaan kertomalla tuntikustannus (mukaan lukien palkan sivukulut ja lomakorvaus) hankkeessa työskennellyllä tuntimäärällä.
Esimerkki: Tuntityöntekijä on tehnyt lokakuussa 31 tuntia työtä hankkeessa. Hänen tuntipalkkansa oli 22 euroa, mukaan lukien lomakorvaus. Tukikelpoinen palkkakustannus on 31 tuntia x 22 euroa/tunti = 682 euroa.
Updated 23-10-20