Ulkopuolisiin asiantuntija- ja palvelukustannuksiin liittyvät menot on rajattava seuraaviin muun julkis- tai yksityisoikeudellisen elimen tai luonnollisen henkilön kuin toimen tuensaajan tarjoamiin palveluihin ja asiantuntemukseen:
- Tutkimukset ja kartoitukset, esim. arvioinnit, strategiat, hankeaihiot, suunnitelmat ja käsikirjat
- Koulutus
- Käännökset
- Tietoteknisten järjestelmien ja verkkosivustojen kehittäminen, muuttaminen ja päivittäminen
- Toimeen tai varsinaiseen yhteistyöohjelmaan liittyvä tunnetuksi tekeminen, viestintä, mainonta tai tiedotus
- Taloushallinto
- Tapahtumien tai kokousten järjestämiseen ja toteuttamiseen liittyvät palvelut, myös vuokra, ateriapalvelut ja tulkkaus
- Tapahtumiin osallistuminen, esim. ilmoittautumismaksut
- Oikeudelliset neuvonantopalvelut, notariaattipalvelut, tekniset asiantuntijat ja rahoitusasiantuntijat sekä muut konsultti- ja kirjanpitopalvelut
- Teollis- ja tekijänoikeudet
- Asetus (EU) N:o 1303/2013 125. artiklan 4 kohdan a alakohdassa ja asetus (EU) N:o 1299/2013 23. artiklan 4 kohdassa tarkoitetut tarkastukset. (Näillä tarkastuksilla tarkoitetaan kansallisia tarkastuksia ja lähemmin kansallisten tarkastajien todistuksista suomalaisille osapuolille aiheutuvia kustannuksia. Ruotsalaisille osapuolille ei aiheudu tällaisia kustannuksia, koska niistä vastaa Norrbottenin lääninhallitus.)
- Asetus (EU) N:o 1303/2013 126. ja 127. artiklan mukaiset ohjelmatason tarkastuskustannukset
- Pankin tai muun rahoituslaitoksen antamat vakuudet siltä osin kuin unionin tai kansallisessa lainsäädännössä taikka seurantakomitean hyväksymässä ohjelma-asiakirjassa edellytetään
- Ulkopuolisten asiantuntijoiden, luennoitsijoiden, kokousten puheenjohtajien ja palveluntarjoajien matka- ja majoituskustannukset
- Toimissa tarvittava erityisasiantuntemus ja tarvittavat erityispalvelut
Suomalaiset hankekumppanit kirjaavat kansallisen tarkastajan todistuksista aiheutuvat kustannukset tämän kustannuslajin alle.
Alihankkija- ja konsulttisopimuksista aiheutuvat kulut eivät ole tukikelpoisia, mikäli alihankkijan palkkaaminen lisää hankkeen kustannuksia ilman vastaavaa lisäarvoa.
Haluamme muistuttaa teitä siitä, että ulkopuoliset palvelut on pääsääntöisesti kilpailutettava.
Mikäli tuensaaja on julkinen hankintayksikkö, julkisia hankintoja koskevia lakia ja säännöksiä on noudatettava. Tuensaajan, joka ei kuulu julkisia hankintoja koskevan lain piiriin, tulee kohdella toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi ostojen, vuokrausten ja leasingin yhteydessä. Hankinnat tulee toteuttaa avoimesti ja vastavuoroisen tunnustamisen ja suhteellisuuden periaatteita noudattaen.
Lue lisää kilpailutussäännöksistä kohdasta Hankinnat.
Vaatimukset kilpailuttamistoimenpiteiden dokumentoimisesta voivat vaihdella riippuen toimijasta ja siitä missä maassa hankinta toteutetaan.
Hyvin dokumentoidussa kilpailuttamisessa tulisi vähintään seuraavat dokumentit olla käytettävissä tuensaajan luona tehtävän mahdollisen tarkastuksen yhteydessä:
- Hankinnasta tehty ilmoitus
- Tietoja siitä, missä ilmoittaminen on tapahtunut
- Kyselyperusteet ja/tai vaatimusten erittely
- Vastaanotetut tarjoukset
- Tarjousten arviointi
- Valittua hankkijaa koskeva päätös ja mahdolliset hylkäävät päätökset
- Mahdolliset valitukset
- Sopimuksen arvon osoittava hankkijan kanssa solmittu sopimus (kokonaismäärä tai tuntihinta)
- Laskutusperusteet
- Maksukuitit (esim. pankin tositteet)