Matka- ja majoituskustannukset on rajattava seuraaviin osatekijöihin:
- Matkakustannukset, esim. matkaliput, matka- ja autovakuutus, kilometri- ja polttoainekorvaus, liikennemaksut ja pysäköintimaksut
- Ateriakustannukset
- Majoituskustannukset
- Viisumikustannukset
- Päivärahat, joita ei ole laskettu yllä esitettyihin kustannuksiin
Kun matkoista on kyse, on ilmoitettava, kuka matkusti ja matkan tarkoitus. Taloudellisin vaihtoehto tulisi valita vaittaessa matkaa ja majoitusta. Ohjelma-alueen ulkopuolella tapahtuvat matkat voivat olla tukikelpoisia, jos hyöty kertyy ohjelma-alueelle ja on merkityksellinen hankkeen toteutuksessa.
Tähän kustannuslajiin ilmoitetaan ainoastaan tuensaajaorganisaatiossa työskentelevien henkilöiden matkakulut pitäen sisällään hankehenkilöstön lisäksi, myös oman organisaation työntekijöiden matkakustannukset ohjausryhmän kokouksiin. Ulkopuolisten asiantuntijoiden ja palveluntarjoajien matka- ja majoitusmenot kuuluvat kustannuslajiin Ulkopuolisten asiantuntijoiden ja palvelujen kustannukset.
Mahdollisen tarkastuksen tapahtuessa tuensaajan on esiteltävä seuraavat asiakirjat:
- Kokouksen, seminaarin tai konferenssin agenda, matkaraportti, pöytäkirja, ilmoitukset jne.
- Matkan kytkentä hankeaktiviteetteihin
- Esim. matkalippujen, hotellien ja konferenssien laskutusperusteet. Perusteista on aina ilmettävä, kuka tai ketkä ovat matkustaneet sekä matkan tarkoitus
- Palkkaeritelmät mahdollisten päivärahojen osalta
- Maksukuitit (esim. pankin tositteet)