När det gäller kostnader för resor och logi ska utgifterna endast omfatta följande;
- Kostnader för resor, t.ex. biljetter, rese- och bilförsäkring, bränsle, mil- eller kilometerersättning, vägtullar och parkeringsavgifter
- Kostnader för måltider
- Kostnader för logi
- Kostnader för visum
- Dagtraktamenten som inte redan medräknats i ovanstående kostnader
Vid resor ska det framgå vem som rest och syftet med resan. Det mest ekonomiska alternativet ska väljas vid val av resa och logi. Resor utanför programområdet kan vara stödberättigande om nyttan tillfaller programområdet och är relevant för projektets genomförande.
Det är endast resekostnader för personal som är anställd av stödmottagaren som får redovisas under det här kostnadsslaget. Kostnader för externa experters och tjänsteleverantörers resor och logi ska tas upp under kostnadsslaget ”Kostnader för extern sakkunskap och externa tjänster”.
Följande dokument måste finnas tillgängliga hos stödmottagaren vid en eventuell kontroll:
- Resans koppling till projektets aktiviteter
- Fakturaunderlag för t.ex. biljetter, hotell och konferenser. Det ska alltid framgå vem eller vilka som har rest och syftet med resan.
- Lönespecifikationer (eller liknande underlag som går att likställas med en lönespecifikation) vid eventuella traktamenten
- Betalningsbevis (t.ex. betalningsunderlag från bank)
- T ex agenda, reserapport, protokoll, annonser etc. från mötet/seminariet/konferensen