Kostnader inom detta kostnadsslag ska endast omfatta följande;
- Hyra för kontorslokaler
- Försäkringsavgifter och skatter för de byggnader där personalen är inhyst och för kontorsutrustningen, t.ex. försäkring mot brand eller stöld
- Allmänna nyttigheter som t.ex. el, värme och vatten
- Kontorsmaterial
- Allmänna räkenskaper som tillhandahålls inom stödmottagarens organisation
- Arkiv
- Underhåll, städning, reparationer
- Säkerhet
- IT-system
- Kommunikation som t.ex. telefon, fax, internet, post och visitkort
- Bankavgifter för att öppna och förvalta ett konto om genomförandet av projektet kräver att ett separat konto öppnas
- Avgifter för ekonomiska transaktioner över gränserna
Det finns två former av redovisning när det gäller kontorsutgifter och administrativa utgifter. Kostnaderna kan antingen redovisas som direkta kostnader under kostnadsslaget Kontorsutgifter och administrativa utgifter eller som en schablon för indirekta kostnader på 15% av personalkostnader under kostnadsslaget Schablonkostnader. Om stödmottagaren redovisar kontorsutgifter och administrativa utgifter som direkta kostnader, kan inte schablon för indirekta kostnader på 15% användas.
Exempel på kostnader som omfattas av schablonen:
- Kostnader för kontorslokaler och kontorsarbetsplats för personal som arbetar i projektet, till exempel kostnader för hyra, el, gas, värme, vatten, säkerhet, underhåll, städning, reparationer av projektpersonalens kontor, kontorsmöbler, telefon (även inköp av telefon), dator (även inköp av dator), programvaror, fax, internet, post, visitkort, kopiering, papper och färgpatroner. Även interna möteslokaler omfattas av schablonen.
- Försäkringsavgifter och skatter för de byggnader där personalen är inhyst och för kontorsutrustningen (t.ex. försäkring mot brand eller stöld).
- Allmänna räkenskaper som tillhandahålls inom stödmottagarens organisation.
- Arkiv.
- Bankavgifter för att öppna och förvalta kontot eller kontona, om genomförandet av en insats kräver att det öppnas ett separat konto.
- Avgifter för ekonomiska transaktioner över gränserna.
- Andra tjänster i organisationen som rör personal som inte arbetar direkt i projektet, till exempel ledning, kundservice, personalenhet, ekonomi, administration, IT system och support, information, marknadsföring och juridik.
- Intern representation där deltagarna kommer från enbart en eller ett fåtal av projektparterna.
Om ert projekt inte ger upphov till indirekta kostnader ska eventuella kostnader under detta kostnadsslag redovisas som direkta kostnader. Dessa ska då kunna verifieras med bokförings- och fakturaunderlag.
Observera att alla parter inom ett projekt (även de norska) måste redovisa denna typ av kostnader på samma sätt! En part kan med andra ord inte redovisa dessa kostnader som direkta medan en annan part väljer att använda schablonen.
Exempel på redovisning av indirekta kostnader enligt schablonsatsen 15 %:
En organisation bokför kostnader för lokaler och telefon i sin ordinarie verksamhet. När projektet startar visar det sig att de som ska arbeta i projektet kommer att nyttja lokalerna och använda telefonerna i projektet. Bedömningen görs att projektet ger upphov till indirekta kostnader. Totala personalkostnader i projektet uppgår till 150 000 EUR. De indirekta kostnader som ska redovisas uppgår till 22 500 EUR (150 000*0,15). Något underlag på att kostnaderna bokförts på projektet behöver inte visas.
Observera att indirekta kostnader som har beräknats enligt schablonsatsen 15 % ska redovisas som en schablonkostnad i budgetspecifikationen i Min ansökan!
Exempel på redovisning av direkta kostnader:
En organisation har kostnader för kontorslokaler, städning, kontorsmaterial etc. som uppkommit med anledning av projektets genomförande. Kostnaderna skulle inte ha uppstått alls om inte projektet genomfördes. Kostnaderna ska i de fallen redovisas som direkta kostnader under kostnadsslaget Kontorsutgifter och administrativa utgifter och verifieras med bokförings- och fakturaunderlag.
Följande dokument måste finnas tillgängliga hos stödmottagaren vid en eventuell kontroll:
- Fakturaunderlag
- Betalningsbevis (t.ex. betalningsunderlag från bank)