Från och med dagen som er ansökan har skickats in till förvaltande myndighet får kostnader bokföras på projektet. Dock sker det på egen risk då det kan hända att er ansökan inte beviljas stöd.
För att en kostnad ska vara stödberättigande krävs att den uppfyller ett antal krav. Kostnader är stödberättigande om de;
- har uppkommit för att genomföra projektet
- är skäliga
- har uppkommit under den projektperiod som fastställts i beslut om stöd
- är förenliga med unionsrättsliga och nationella bestämmelser
- uppfyller de villkor som angetts i beslut om stöd
- kan styrkas av stödmottagaren genom kopior av fakturor, bokföringsunderlag eller andra handlingar som har bokförts i enlighet med god redovisningssed eller uppfyller de krav som gäller för förenklade redovisningsalternativ
Projektet ska särredovisas i bokföringen hos varje part som deltar i projektet. Det innebär att kostnader, intäkter och finansiering som tillhör projektet ska kunna utläsas direkt ur redovisningen oavsett om annan verksamhet pågår samtidigt eller inte. Kravet på särredovisning gäller inte för kostnader som är baserade på förenklade redovisningsalternativ, som till exempel om någon av schablonsatserna på 15% eller 40% använts.
Kostnader i EU-projekt ska präglas av kostnadseffektivitet. Det innebär att alla kostnader måste vara i enlighet med principen om sund ekonomisk förvaltning som bygger på begreppen sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet. Syftet med kostnadseffektivitet är att öka fokus på resultat och att säkerställa en riktig användning av EU-medlen.
Det är viktigt att ni i projektet har planerat för likviditeten eftersom utbetalning av stöd sker i efterskott utifrån de kostnader som har upparbetats. Ni ska med andra ord ha en sådan likviditet att ni kan ligga ute med projektets kostnader i väntan på att stödet betalas ut.
Det får heller inte bokföras några fler kostnader efter projektets slutdatum. Tänk på att alla kostnader i projektet ska vara betalda senast två månader efter projekttidens slut. Kostnaderna ska dock vara betalda innan ni lämnar er redovisning till nationell kontrollant (läs mer om redovisningen i avsnittet Redovisning av kostnader och finansiering till nationell kontrollant). Det enda undantaget är kostnaden för det slutliga intyget från finsk nationell kontrollant som ska vara betalt senast innan ansökan om slutlig betalning skickas in till förvaltande myndighet.
Update 2020-08-28